In mei zat 83% van de Vlaamse bedrijven met een ei. Ze voelden zich niet klaar voor het GDPR-tijdperk en waren bang voor boetes. Maar de soep wordt niet zo heet gegeten als ze wordt opgediend, blijkt intussen.

Op 25 mei werden de nieuwe Europese regels rond het beheer en de beveiliging van persoonsgegevens (GDPR) van kracht. Voka, Vlaams Netwerk van Ondernemingen, polste in de weken daarvoor bij meer dan 400 ondernemingen naar hoever ze stonden. Nog niet 1 op de 5 bedrijven (17%) voelde zich op dat moment klaar voor het gevreesde vierletterwoord. 37% meende het meeste werk wel al gedaan te hebben, 26% gaf aan nog veel werk te hebben, 17% wist zelf niet goed of ze er klaar voor waren.

Veel verwarring dus. De ondernemers ondervonden vooral problemen bij het organisatorische en juridische luik, eerder dan op het vlak van IT.

Tom Demeyer (woordvoerder Voka): “Het is dus niet zozeer het technische aspect dat een probleem vormde. Veel bedrijven hadden vragen over de regelgeving zelf. Dat je eerst de organisatorische en juridische kwesties in kaart moet brengen voor je de IT kunt aanpakken, is daar wellicht niet vreemd aan. Misschien wordt IT straks de volgende bottleneck. Uit de bevraging bleek ook dat vooral kleinere bedrijven zich benadeeld voelen. Zij hebben vaak de expertise en de middelen niet om de nodige aanpassingen te doen.”

De GDPR-expert van Voka ontving van half mei tot half september ongeveer 150 vragen over de GDPR. De meest gestelde vragen: hoe gaan we om met de cookies op onze website en met de gegevens die Google Analytics verzamelt? Hoe passen we de GDPR toe op de gegevens van ons eigen personeel? Mogen we persoonsgegevens uitwisselen met bedrijven waarmee we samenwerken?

Tom Demeyer: “Een bezorgdheid van veel bedrijven is ook dat ze door de GDPR het goedkope en handige kanaal van e-mailmarketing dreigen te verliezen, omdat de klanten voor opt-out gaan kiezen. De GDPR wordt op termijn wellicht vooral een probleem voor de marketingafdeling en niet zozeer een juridische kwestie.”

20 miljoen euro? Slik!

Het aantal vragen piekte tussen 15 mei en eind juni. In de zomervakantie viel het wat stil, maar sinds begin september beginnen de vragen weer binnen te lopen. Toch lijkt het voorlopig al bij al nog mee te vallen, heeft Voka de indruk. Een nieuwe bevraging komt er voorlopig niet, maar uit het veld komen overwegend positieve berichten. De meeste bedrijven hebben intussen voldoende voorzorgsmaatregelen genomen of zijn daar volop mee bezig. Ook de angst voor sancties en boetes is wat gaan liggen. Nochtans zouden die laatste kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of tot 4% van de jaarlijkse omzet. Slik!

Tom Demeyer: “We hebben contact opgenomen met de overheid en met de Gegevensbeschermingsautoriteit (de nieuwe naam van de Privacycommissie, red.) en gevraagd om voorlopig niet te sanctioneren. Er zijn nog te veel grijze zones in de wetgeving. Veel bedrijven vinden ook dat de boetes niet in verhouding staan tot de onduidelijkheden die er vandaag nog zijn. Privacy is belangrijk, maar het moet ook praktisch uitvoerbaar zijn. Zo geeft slechts 10% van de bevraagde ondernemers aan dat hun klanten snel reageren op hun acties in het kader van de GDPR.”

De Gegevensbeschermingsautoriteit lijkt oren te hebben naar de oproep van de werkgevers. Een nieuwe officiële overgangsperiode komt er niet (organisaties hadden in feite al twee jaar gekregen om zich in regel te stellen), maar voorlopig zijn er nog geen meldingen geweest over controles of boetes. Bedrijven kunnen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit terecht met hun vragen en ervaren die instantie eerder als een lieve, behulpzame juf dan als een ongeduldige meester die met de meetlat dreigt.

Tom Demeyer: “We waren bang dat men meteen heel streng zou controleren, maar dat is vooralsnog niet het geval. Bedrijven krijgen de ruimte om de GDPR in hun organisatie uit te rollen.”

Bij BNP Paribas Fortis hebben ook de medewerkers van Data Governance and Regulation goede ervaringen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Dimitri Devlamminck: “Zoals elk bedrijf moeten wij er alles aan doen om compliant te zijn met GDPR. De einddatum van 25/5/2018 heeft het mogelijk gemaakt alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Maar nog niet alles in de wetgeving is 100% duidelijk, en de wetgever is zich hiervan bewust. Hij heeft meerdere keren herhaald dat hij conformiteit verwacht op de basispunten en een plan van aanpak wenst te zien voor de overige punten die meer tijd of investeringen vergen. Dus als je je goede wil en een plan van aanpak kunt voorleggen, hoef je normaal niet meteen voor boetes te vrezen.”

De GDPR in 13 stappen

De ‘Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ was beter bekend als de Privacycommissie. Die twee namen mag u nu met een gerust hart vergeten. Samen met de invoering van de GDPR werd de Privacycommissie op 25 mei 2018 omgevormd tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dat orgaan zorgt ervoor dat persoonsgegevens zorgvuldig worden gebruikt en beveiligd en dat de privacy gewaarborgd blijft. De GBA zette een brochure met een handige GDPR-stappenlijst online. 

De vastgoedsector werkt met veel en gevoelige data. Door de GDPR springt ze daar bewuster mee om.

De vastgoedsector werkt met veel en gevoelige data. Door de GDPR springt ze daar bewuster mee om. “Dat kost geld, maar het is vandaag niet meer dan normaal”, aldus Geoffrey Giët, directeur bij Agence Rosseel.

Veel mensen hebben geen hoge pet op van de vastgoedsector. Onterecht, vindt Geoffrey Giët. Hij is directeur bij Agence Rosseel, een vastgoedkantoor met vier filialen en een dertigtal medewerkers. Het bedrijf werkte samen met de Confederatie van Immobiliënberoepen (CIB) aan een best practice. Die leidde tot een GDPR-draaiboek voor alle vastgoedmakelaars.

Geoffrey Giët: “Op het vlak van privacy is de vastgoedmarkt al langer dan vandaag strikt gereguleerd. In 2012 is de CIB rond de tafel gaan zitten met de Privacycommissie en het Centrum voor Gelijkheid van Kansen en voor Racismebestrijding. Ze hebben toen samen een checklist opgesteld die vastgoedkantoren gebruiken wanneer ze een pand verhuren. Die lijst hebben we niet hoeven te veranderen na de komst van GDPR.”

Hoe werkt het in de praktijk? Eerst vraagt de makelaar naam, telefoon en mailadres van de kandidaat-huurders, zodat hij een bezoek kan regelen. Van de personen die na het bezoek kandideren voor het pand, wordt vervolgens alleen relevante informatie opgevraagd: identiteit (via de e-ID), inkomen en gezinssamenstelling. Die gegevens worden persoonlijk of per telefoon met de verhuurder doorgenomen, die uit de kandidaten een keuze maakt. Ten slotte wordt het hele verhuurdossier vervolledigd, inclusief plaatsbeschrijving en contract. Waarom wordt in die tweede fase ook de naam van de kandidaat-huurder aan de verhuurder bezorgd? Staat zo de deur niet open voor achterstelling van mensen met een vreemde naam?

Geoffrey Giët: “De verhuurder heeft het recht om die naam te kennen: hij mag weten wie in zijn pand gaat wonen en de huurder vrij kiezen. Nu, wij hebben vorig jaar 330 panden verhuurd. Het is hoogstens één of twee keer gebeurd dat het gesprek met de verhuurder de verkeerde richting uitging. Het is dan aan ons om de verhuurder erop te wijzen dat dit niet kan. Mensen met een vreemde naam zijn even correcte huurders als mensen met een Belgische naam.”

Geen voyeurs in de databanken

Andere aspecten van de vastgoedpraktijk zijn wél fundamenteel veranderd sinds de invoering van de GDPR. De manier waarop een immobiliënkantoor met klantengegevens omgaat, bijvoorbeeld. Welke data zijn dat? Hoe houd je ze bij en hoe lang? Hoe beveilig je ze tegen verlies of diefstal? Dat moest allemaal in kaart gebracht worden en in nieuwe procedures gegoten worden.

Geoffrey Giët: “We zijn gehouden om de gegevens van alle kandidaat-huurders vijf jaar bij te houden, voor het geval er klachten zouden komen rond gelijke kansen en de bemiddelaar zich dus moet verdedigen. Is er een huurcontract afgesloten, dan moeten we die gegevens zeven jaar bijhouden, in het kader van onze beroepsaansprakelijkheid. Een belangrijke vraag was: wie heeft toegang tot die gegevens? Vroeger kon elke werknemer alle gegevens raadplegen. In theorie kon iemand van de afdeling verkoop dus ook de data van huurders inkijken om bijvoorbeeld het inkomen van een kandidaat-koper te checken. Nu zitten er schotten tussen die data. Wanneer een werknemer zich aanmeldt, wordt zijn of haar profiel herkend, waarna alleen relevante data zichtbaar worden.”

Wat nog niet helemaal op punt staat, is de manier waarop de gegevens na vijf of zeven jaar verwijderd en vernietigd worden. Dat moet zowel in het digitale systeem als in het papieren archief gebeuren.

Geoffrey Giët: “Digitaal kun je een systeem inbouwen dat waarschuwt wanneer een dossier vijf of zeven jaar oud is. We gaan daarvoor een andere dan onze vaste IT-leverancier moeten inschakelen. Automatisch verwijderen gaat niet. Iemand moet eerst controleren of er geen geschil loopt, want dan wordt de bewaartermijn verlengd. Voor het papieren archief hebben we een loods. We moeten dat archief nu anders ordenen, volgens het first in first out-principe. Een hele klus. We doen ongeveer 600 transacties per jaar en we bestaan 70 jaar. Reken maar uit...”

Dure aanpassingen

Voor vastgoedkantoren is de GDPR dus een kans om intern orde op zaken te stellen in hun dataschijven en papierbergen. Ze zijn niet de enige bedrijven die worstelen met de persoonsgegevens van hun klanten. IT-dienstenbedrijf IBM deed een enquête bij 1.500 managers, schreef De Tijd op 19 mei. Die bracht aan het licht dat 80% in de aanloop naar de GDPR zijn datasets opkuiste; 78% schroefde het aantal mensen terug dat toegang heeft tot die data.

Geoffrey Giët: “Het zijn dure aanpassingen. Maar ICT is sowieso een grote kost in de vastgoedsector. Persoonlijk vind ik het eigenlijk een heel logische uitgave. Een modern bedrijf moet zorgvuldig omspringen met de gegevens van zijn klanten. Bovendien hecht ik zeer veel belang aan onze reputatie. Ik wil niet op een negatieve manier in het nieuws komen wanneer er na een controle een of ander detail niet helemaal in orde is.”

Het wetsontwerp dat die verplichting wil invoeren in ons land, ligt momenteel voor bij het federaal parlement. Na de goedkeuring van het ontwerp, gaat de verplichte ‘B2B e-invoicing’ in vanaf 1 januari 2026. Onze experts leggen uit waarom België de nieuwe regels wil invoeren, wat de gevolgen zijn voor uw onderneming en hoe we u voortaan nog beter kunnen helpen.

“Het wetsontwerp sluit aan bij internationale ontwikkelingen en initiatieven op Europees vlak”, steekt Nicolas De Vijlder, Head of Beyond Banking bij BNP Paribas Fortis, van wal. “Europa streeft naar een geharmoniseerde digitale standaard. Een gestructureerde elektronische facturatie tussen bedrijven moet ook de administratieve lasten rond facturen verlagen, waardoor bedrijven efficiënter kunnen werken en hun concurrentiekracht verhogen. Door de btw-aangifte te automatiseren, kan de overheid bovendien belastingfraude tegengaan. En ze kan haar economisch beleid aanpassen op basis van meer kwalitatieve gegevens.”

Geen revolutie maar evolutie

“De nieuwe regulering is niet zozeer een revolutie maar wel een evolutie”, vult Erik Breugelmans, Deputy Managing Director bij BNP Paribas Factoring Northern Europe, aan. “De digitalisering neemt toe in alle domeinen van de samenleving. Kijk maar naar de stijging van het elektronische betaalverkeer en de bijkomende verplichtingen van de voorbije jaren rond elektronische facturatie naar de overheid toe. In dat opzicht is het wetsontwerp voor een verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven een logische volgende stap. Onze bank wil zeker meewerken aan dat proces, al is het niet de bedoeling dat we de taak van de boekhoudprogramma’s of fintechs overnemen. We staan wel klaar om onze klanten te helpen op het gebied van betalingen en financieringen.”

De impact op bedrijven

“Klanten moeten zich ervan bewust zijn dat de nieuwe regelgeving een impact zal hebben op zowel interne als externe processen”, gaat Erik Breugelmans verder. “Het gros van de Belgische bedrijven is vooral internationaal gericht, waardoor de invoering van de elektronische facturatie complexer zal zijn dan voor bedrijven die op een interne markt terugvallen. Aangezien de wet in één beweging zal worden uitgerold, is het belangrijk om op tijd te starten met de voorbereidingen.”

“De nieuwe regelgeving heeft niet alleen gevolgen voor de boekhoudafdeling van een bedrijf, maar ook voor zijn IT-afdeling”, benadrukt Nicolas De Vijlder. “Vormvereisten worden zeer belangrijk, anders werkt het automatische proces niet. Het grote voordeel van een doorgedreven automatisering is wel dat alles sneller en efficiënter kan verlopen. De tijd tussen het versturen en betalen van een factuur wordt korter en kasstromen worden beter voorspelbaar. Bovendien neemt de kans op fouten af en wordt het risico op fraude kleiner, aangezien alle transacties langs een beveiligd kanaal passeren.”

Klaar om u nog beter te begeleiden

“Dankzij de doorgedreven digitalisering als gevolg van de nieuwe regelgeving, zullen we betalingen verder kunnen optimaliseren”, besluit Erik Breugelmans. “Het is onze rol als bank om de vorderingen van onze klanten zo snel en vlot mogelijk te financieren. Zo kunnen ze eenvoudiger beschikken over hun werkkapitaal. Bovendien hebben we al een heel proces doorlopen op het vlak van automatisering op grote schaal, waardoor we ons snel kunnen aanpassen aan de nieuwe regels. We kunnen ook een beroep doen op de expertise van de BNP Paribas-groep. Die ontwikkelt momenteel een e-invoicing-oplossing voor grote bedrijven.”

Meer weten?

Beluister de aflevering over B2B e-invoicing.

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen werd grondig herzien. De naamloze vennootschap overleefde de hervorming, maar kreeg een grondige update. Dit zijn de belangrijkste veranderingen.

Na een lang wetgevingsproces trad de grote hervorming van het vennootschaps- en verenigingsrecht op 1 mei 2019 in werking. Een ware revolutie om de werking van het economische leven in België te moderniseren en te vereenvoudigen. De voornaamste wijziging was de vermindering van het aantal juridische vennootschapsvormen van een twintigtal naar slechts zes. Een grondige inkrimping, maar de naamloze vennootschap wist toch te overleven. De nv blijft de juridische referentievorm bij uitstek voor grote bedrijven, maar onderging toch enkele grote veranderingen.

De bedoeling? Vereenvoudiging en flexibiliteit

Het streven naar vereenvoudiging en flexibiliteit vinden we in de eerste plaats terug in de wijziging van de oprichtingsmodaliteiten. Voortaan is slechts één aandeelhouder immers voldoende om een nv op te richten. Een andere vereenvoudiging is de mogelijkheid om slechts één bestuurder aan te stellen aan het hoofd van het bedrijf, terwijl dat er vroeger minstens drie (of twee, indien er slechts twee aandeelhouders waren) moesten zijn.

De volledige governance van de nv werd bovendien herbekeken om de werking ervan te vergemakkelijken. Zo zien we nu drie mogelijke modellen: de aanpak met slechts één bestuurder, een monistisch systeem met alleen een raad van bestuur (standaardoplossing) of een duaal bestuur. Dat laatste bestaat uit twee organen met elk een takenpakket dat hen specifiek door de wet is toegekend: een raad van toezicht en een directieraad. In dit tweekoppige beheer zijn dubbele mandaten voortaan wel verboden.

Nog steeds met het oog op vereenvoudiging, wordt de terugkoop van eigen aandelen vandaag eenvoudiger, want het plafond van 20% werd afgeschaft. Deze operatie blijft evenwel onderworpen aan zeer strikte regels om ervoor te zorgen dat de aandeelhouders gelijk behandeld worden en om de transparantie te waarborgen bij een eventuele wederverkoop van de aandelen.

Meer vrijheid

Dit is wellicht een van de grootste veranderingen van de hervorming: de mogelijkheid om af te wijken van het principe 'één aandeel, één stem'. Hoewel dit de standaardregel blijft, kunnen niet-beursgenoteerde bedrijven er voortaan voor kiezen om aandelen uit te geven zonder stemrecht, of het tegenovergestelde met een meervoudig stemrecht (onbeperkt). Ze kunnen zelfs aandelen uitgeven met een stemrecht gekoppeld aan een specifieke of 'voorkeurssituatie', bijvoorbeeld in het kader van een kapitaalverhoging. Met andere woorden? Ze krijgen een pak meer beweegruimte ... Ze moeten echter wel een statutenwijziging doorvoeren en 75% van de stemmen behalen om dit mechanisme in te voeren.

Voor de beursgenoteerde nv's zijn er minder mogelijkheden. De aandelen kunnen evenwel worden uitgegeven met een dubbel stemrecht. De voorwaarde is dan wel dat ze op naam zijn, volledig volgestort en in handen van dezelfde aandeelhouder sinds minstens twee jaar. Bij een overdracht verdwijnt dat tweede stemrecht (tenzij in uitzonderingen: familie-overdrachten en overdrachten binnen de groep). Om dit systeem in te voeren, is een tweederdemeerderheid nodig. Volgens de experten zou dit systeem bovendien buitenlandse bedrijven kunnen aanzetten om een notering op Euronext Brussels te vragen. 

Beperktere bestuurdersaansprakelijkheid

De wetgever zorgde ook voor een beperktere bestuurdersaansprakelijkheid, onder meer om België aantrekkelijker te maken bij hogere buitenlandse profielen. Er geldt voortaan een plafond voor die aansprakelijkheid, zowel ten opzichte van de vennootschap als van derden, en ongeacht de (buiten-)contractuele grondslag van de aansprakelijkheid. Dat plafond varieert naargelang de grootte van het bedrijf: tot 250.000 euro voor 'kleine' bedrijven en maximaal 12 miljoen euro voor de grote. Voor dat plafond zijn er uiteraard ook een reeks uitzonderingen, zoals lichte fouten die eerder gewoonlijk dan toevallig gebeuren, ernstige fouten, bedrieglijk opzet of oogmerk om te schaden, fiscale en sociale schulden of ernstige fiscale fraude.

Statutaire zetel: minder onzekerheden

In België is vanaf nu de statutaire zetel bepalend voor de nationaliteit van het bedrijf. Het is dus wel degelijk de maatschappelijke zetel opgenomen in de statuten – en niet meer de plaats van de vestiging van de voornaamste eenheid volgens de theorie van de 'reële zetel' – die voortaan bepaalt welk recht van toepassing is op de onderneming. De bedoeling daarvan is dat de Belgische bedrijven met een operationele eenheid in het buitenland de Belgische wetgeving met zich 'mee kunnen nemen'. Het tegenovergestelde geldt uiteraard ook ... Buitenlandse bedrijven vallen dus onder hun eigen regelgeving. Deze nieuwe aanpak zorgt voor heel wat verduidelijking, want vroeger was het voor bedrijven niet altijd vanzelfsprekend om hun reële operationele zetel te bepalen. Deze grotere juridische zekerheid zou de bedrijven ook moeten geruststellen, met name bij de overdracht van een land naar een ander. Op fiscaal vlak blijft de theorie van de 'reële zetel' evenwel van kracht.

Overgang nog bezig

Dit nieuwe wettelijke kader is dus van toepassing sinds 1 mei 2019 voor de oprichting van nieuwe vennootschappen of verenigingen. Voor de reeds bestaande bedrijven is 1 januari 2020 van belang (tenzij ze hun 'opt-in' reeds voor die datum wensen te gebruiken): sommige regels van de hervorming zullen voor de bestaande bedrijven vanaf volgend jaar van toepassing zijn. Bovendien werd er tussen 2020 en 2023 een overgangsperiode voorzien om alle bestaande structuren de kans te geven om hun statuten en juridische vorm te herbekijken. Voor sommige situaties is eveneens een aanpassing van de aandeelhoudersovereenkomsten of managementovereenkomsten nodig. Die bijwerking zou ten laatste tegen 1 januari 2024 in orde moeten zijn. Een periode die bovendien nuttig kan zijn om even grondig na te denken over de nieuwe juridische gedaante van het bedrijf.

Vanaf 1 mei 2019 gelden er nieuwe juridische spelregels voor Belgische vennootschappen en verenigingen.

De Belgische Kamer van volksvertegenwoordigers keurde op 28 februari het wetsontwerp goed voor een nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De bedoeling? Het huidige juridische kader moderniseren, nauwer aansluiten bij de praktijk en Belgische bedrijven helpen om beter te concurreren met hun Europese collega’s.

Grote impact

De nieuwe regels gelden vanaf 1 mei 2019 voor alle nieuwe vennootschappen en verenigingen, en vanaf 1 januari 2020 voor alle bestaande vennootschappen en verenigingen (tenzij die gebruikmaken van een ‘opt-in’ vóór die datum). De massaconversie zal wellicht plaatsvinden tussen 2020 en 2023. In die periode moeten alle bestaande vennootschappen en verenigingen hun statuten en rechtsvorm herbekijken.

Vertraging

De nieuwe regels zouden normaal gezien ingaan op 1 januari van dit jaar, maar de goedkeuring van het wetsontwerp liep vertraging op door de regeringsperikelen van de voorbije maanden (premier Michel diende op 18 december 2018 het ontslag van de regering in na een groen-rode motie van wantrouwen, red.). Op dit moment is de nieuwe wetgeving weliswaar goedgekeurd door de Kamer, maar nog niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Het is bovendien nog even wachten op de uitvoeringsbesluiten. De nieuwe regels gaan niettemin in op 1 mei van dit jaar.