Hoewel ondernemers goed vertrouwd zijn met het begrip werkkapitaal, benutten ze nog al te weinig het volle potentieel ervan. Ten onrechte. Want een gericht beheer van hun behoefte aan werkkapitaal kan heel wat voordeel opleveren, zowel financieel als organisatorisch.

Hoe een onderneming dat concreet aanpakt, hangt uiteraard nauw samen met haar specifieke situatie en de sector waarbinnen ze actief is. Hieronder vindt u alvast een aantal algemene vuistregels:

1. Analyseer uw bedrijfsprocessen

Een logische eerste stap is een grondige analyse van uw behoefte aan werkkapitaal, aan de hand van uw cash conversion cycle. Bedoeling is volgende bedrijfsprocessen duidelijk in kaart te brengen:

• het beheer van uw klantenbetalingen
  Hoe lang duurt het voor uw facturen worden betaald? Waarom blijven sommige facturen openstaan? Hoe goed kent u de financiële situatie van uw klanten?
• het beheer van uw leveranciersbetalingen
  Welke betaaltermijn krijgt u? Geniet u korting als u snel betaalt? Maakt u gebruik van bevoorschotting?
• het beheer van uw productie en voorraden
  Hoe sterk kunt u de voorraad afbouwen zonder dat de productie in gevaar komt? Kunt u de productietijd inkrimpen om het Work in Progress te verminderen? Werkt u volgens het Just-in-Time systeem of kiest u voor Economic Order Quantity?

Vervolgens gaat u na waar er ruimte is voor verbetering en hoe u de cash conversion cycle kunt inkorten. Bedoeling is uw behoefte aan werkkapitaal te verminderen en zo – door spaarzamer om te gaan met het beschikbare kapitaal – het rendement van uw bedrijfsvoering te verhogen.

2. In sneller en beter

Een goede opvolging van uw debiteuren is cruciaal. Relatief kleine, voor de hand liggende ingrepen kunnen daarbij soms een verrassend groot voordeel opleveren. Enkele tips:

• bewaak de kwaliteit van uw facturen. Een goede factuur vermeldt een correct bedrag, een uiterste betalingsdatum en komt tijdig aan bij uw klanten;
• factureer op regelmatige basis kleinere bedragen en vermijd waar mogelijk verzamelfacturen;
• volg openstaande facturen actief op en zoek uit waarom ze open blijven staan. Ligt het aan de financiële situatie van de klant of spelen er andere factoren mee? Onenigheid over het aangerekende bedrag of problemen bij de levering of verkoop leiden vaak tot vertragingen of niet-betaling. Door uw administratie en dienstverlening beter op elkaar af te stemmen, boekt u dubbele winst: tevreden klanten en minder betwiste facturen;
• oplossingen zoals factoring of domiciliëring zijn een bijzonder interessante piste. Zo int u sneller zonder uw klanten onder druk te zetten of uw betalingstermijn aan te scherpen, wat altijd delicaat is in een commerciële relatie.

Een duidelijk beeld
Zonder overzicht over uw rekeningen in binnen- en buitenland en over uw inkomende en uitgaande betalingen is het beheer van uw werkkapitaal bijna onbegonnen werk. U hebt dus nood aan heldere, onmiddellijk beschikbare informatie en dito rapportering. Verschillende oplossingen voor elektronisch bankieren, rapporteringafspraken met uw financiële partners en een efficiënte werking van uw administratie en boekhouding helpen u hierbij al een heel eind op weg.

Een andere interessante piste is de centralisatie van uw liquiditeiten, wat zowel het beheer als de opvolging ervan sterk vereenvoudigt. Vaak biedt dit ook heel wat mogelijkheden qua fiscale optimalisatie. 

3. Benut uw leverancierskrediet optimaal

Uw facturen stelselmatig te laat betalen om uw dagen leverancierskrediet op te trekken lijkt een pijnloze en doeltreffende ingreep, maar is dat allerminst. De kans is immers groot dat de leverancier de langere betaaltermijn zal doorrekenen in de prijs die u voor volgende leveringen betaalt. Een aantal betere alternatieven:

• bekijk of het niet voordeliger zou zijn om net sneller te betalen – in veel gevallen levert vroeg betalen u een aantrekkelijke korting op;
• kies voor oplossingen die u toelaten om later te betalen zonder dat uw tegenpartij het voelt. Dat kan bijvoorbeeld door een beroep te doen op kredietlijnen of te werken via reverse factoring, waarbij de leverancier een voorschot op uw betalingen ontvangt via de bank;
• onderhandel met uw leverancier over een verlenging van uw betaaltermijn.

Zorg voor afdoende bescherming
Snel over uw tegoeden kunnen beschikken is één aspect van een optimaal beheer van uw werkkapitaal. Een ander is de zekerheid dat uw klanten ook effectief zullen betalen, terwijl uw onderneming vertrouwen moet uitstralen naar (potentiële) handelspartners. Daarvoor kunt u een beroep doen op de verschillende vormen van documentair krediet. Door kredietverzekeraars in te schakelen, dekt u zich bovendien in tegen het risico van niet-betaling door een tegenpartij.

Een andere belangrijke factor, zeker bij internationale transacties, is het wisselkoersrisico. U mag dan wel weten wanneer u betaald zult worden, het exacte bedrag hangt af van de wisselkoers op het moment van betaling. Omdat het verschil tussen een goede en een minder gunstige koers een groot effect kan hebben op uw marge, dekt u zich het best in tegen de mogelijke koersschommelingen.

4. Laat uw voorraden maximaal renderen

De financiële impact van uw voorraadbeheer valt niet te onderschatten. Denk maar aan facturen die blijven openstaan na een foutieve of laattijdige levering, of het aanhouden van een te grote stock traag verkopende producten. Dat laatste heeft als voordeel dat u altijd prompt kunt leveren, maar blokkeert wel een belangrijk deel van uw werkkapitaal. Enkele richtlijnen:

• controleer regelmatig uw voorraden en prijzen, bij voorkeur via een pakket als Enterprise Resource Planning (ERP) of een web-based applicatie met rechtstreekse link naar uw tegenpartijen;
• via een warehouse management systeem behoudt u een goed overzicht over uw snel en traag verkopende producten en kunt u uw voorraad overeenkomstig aanpassen;
• houd uw vinger aan de pols van de markt om de vraag correct te kunnen inschatten en zo voorraadoverschotten of -tekorten te vermijden;
• u kunt ook een radicaal andere koers kiezen en het beheer van uw voorraden uitbesteden aan een logistieke dienstverlener;
• maak gebruik van voorraadfinanciering om liquiditeiten beschikbaar te houden voor andere doeleinden;
• dek u in tegen prijsschommelingen op de grondstoffenmarkten om uw marge te vrijwaren.

Evenwichtsoefening
Uw behoefte aan werkkapitaal optimaliseren is dus een voortdurende evenwichtsoefening tussen uw debiteuren-, crediteuren- en voorraadbeheer. Een stevige uitdaging, maar onmisbaar om uw financiële slagkracht te verhogen en een voorsprong te nemen op uw concurrenten. Laat uw werkkapitaal renderen!

Het werkkapitaal, ook wel nettobedrijfskapitaal genoemd, geeft een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming. Maar er schuilt veel meer achter.

Het succes van een onderneming hangt zelfs in belangrijke mate af van hoe ze omgaat met haar behoefte aan werkkapitaal.

Werkkapitaal vs. behoefte aan werkkapitaal

Binnen de financiële analyse is het werkkapitaal één van de indicatoren die een beeld geven van de operationele liquiditeit van een onderneming. Die heeft niet alleen een invloed op de bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ook op de toegang tot bankkrediet of de waardering van de onderneming. De berekening gebeurt als volgt:

Eigen vermogen en andere middelen op lange termijn - vaste activa

Zo ziet u of er voldoende langetermijnfondsen beschikbaar zijn om de productieketen te financieren. Bij een positief resultaat is dat inderdaad het geval, terwijl het bij een negatief resultaat net de productieketen is die de langetermijnfinanciering moet verzekeren.

Het is dan ook nuttig om eveneens de behoefte aan werkkapitaal te berekenen:

Vlottende activa (exclusief cash) - vlottende passiva (exclusief financiële verplichtingen)

Het resultaat geeft weer welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren en kan zowel positief als negatief zijn:

• bij een positieve behoefte aan werkkapitaal dekken de commerciële schulden niet langer de kortetermijnactiva (exclusief de financiële). In dat geval kan een onderneming een beroep doen op haar werkkapitaal. Als dit niet volstaat, heeft ze een aanvullende financiering van haar operationele cyclus op korte termijn nodig.
• bij een negatieve behoefte aan werkkapitaal kan een onderneming probleemloos haar kortetermijnverplichtingen nakomen. Toch blijft het aangewezen om de behoefte aan werkkapitaal (verder) te verminderen.

Kort samengevat geeft het werkkapitaal dus een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming, terwijl de behoefte aan werkkapitaal uitdrukt welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren.

Het komt er vooral op aan de behoefte aan werkkapitaal zo veel mogelijk te beperken en zo de liquiditeit op te krikken. Die is cruciaal, vooral in economisch of financieel moeilijke tijden. Klanten hebben dan immers de neiging om later te gaan betalen, terwijl uw voorraden toenemen en uw leveranciers scherpere betaaltermijnen opleggen. Daardoor raakt steeds meer werkkapitaal geblokkeerd in uw exploitatiecyclus, terwijl het in deze omstandigheden net moeilijker is om bijkomende financiering aan te trekken.

Besluit

Werkkapitaal optimaliseren is niet alleen een kwestie van langetermijnoverwegingen. Ook op korte termijn kan de onderneming cash vrijmaken die niet optimaal of onnodig wordt gebruikt, meer bepaald in de aankoop-, productie- en verkoopprocessen binnen de exploitatiecyclus.

Het werkkapitaal en de behoefte aan werkkapitaal moeten vooral goed op elkaar zijn afgestemd. De behoefte aan werkkapitaal dient structureel kleiner te zijn dan het werkkapitaal zelf, liefst met een extra buffer. Er bestaat echter geen mathematische waarheid over de omvang van (de behoefte aan) werkkapitaal. Sector, activiteit en bedrijfsmodel kunnen die bijvoorbeeld beïnvloeden.

Een goede graadmeter om na te gaan hoe sterk uw exploitatiecyclus beslag legt op uw werkkapitaal is de ‘cash conversion cycle’. Die is uitgedrukt in aantal dagen en geeft weer hoelang geld vastzit in het aankoop-, productie- en verkoopproces van uw onderneming.

De berekening van de cash conversion cycle is gebaseerd op:

• het aantal dagen klantenkrediet (ADK of DSO – Days Sales Outstanding): 
  het gemiddelde aantal dagen dat uw onderneming moet wachten op betaling nadat een product of dienst werd geleverd.
• het aantal dagen voorraadrotatie (ADV of DIO – Days Inventory Outstanding): 
  het gemiddelde aantal dagen dat uw onderneming nodig heeft om de voorraad om te zetten in verkoop.
• het aantal dagen leverancierskrediet (ADL of DPO – Days Payable Outstanding): 
  het gemiddelde aantal dagen dat uw onderneming nodig heeft om de leveranciers te betalen.

Hoe korter de cyclus, hoe minder kapitaal vastzit in het bedrijfsproces, wat u in staat stelt uw kortetermijnverplichtingen tegemoet te komen en uw activiteiten verder uit te bouwen.

Vereenvoudigde voorstelling van de cash conversion cycle

 

 

De drie gewesten van ons land voorzien in een reeks subsidies voor bedrijven en zelfstandigen die investeren. Onze experten scheppen klaarheid en helpen u bij de indiening en opvolging van uw dossier.

De modaliteiten, bedragen en voorwaarden van investeringssteun verschillen sterk van gewest tot gewest. Welke regelgeving van toepassing is, hangt af van de ligging van de exploitatiezetel waar de investeringen worden gedaan. De maatschappelijke zetel heeft daar geen invloed op en kan in eender welk land gelegen zijn. Bovendien blijft een subsidieaanvraag een vrij zwaar administratief proces. Daarom zorgen onze experts voor alle stappen, van het indienen van de premieaanvraag tot het bekomen ervan.

Uitgebreid steunpakket in Vlaanderen

Vlaanderen kent verschillende soorten subsidies toe. De belangrijkste voorbeelden daarvan zijn de strategische transformatiesteun, de ecologiepremie, de strategische ecologiesteun, de kmo-portefeuille en de groeisubsidie.

Elke vorm van steun is gericht op verschillende soorten investeringen of bedrijven. Ook het subsidieniveau varieert sterk en gaat van 8% voor een strategische investering in een groot bedrijf tot wel 50% voor consultancykosten van een kmo.

Onze experten bekijken de verschillende subsidiemogelijkheden samen met u. Vervolgens brengen ze u in contact met een specialist van VLAIO, het Agentschap Innoveren & Ondernemen in Vlaanderen, die de fakkel van ons overneemt en u verder begeleidt bij uw aanvraag.

Klassieke en ecologische steunmaatregelen in Wallonië

In Wallonië zijn de investeringssubsidies voorbehouden voor bedrijven die actief zijn in een beperkt aantal sectoren. Activiteiten die niet in aanmerking komen, zijn bijvoorbeeld de detailhandel, de transportsector of de vrije beroepen.

De modaliteiten verschillen bovendien naargelang de grootte van het bedrijf. Kleine bedrijven moeten een bedrag van minstens 25.000 euro investeren. Voor grote bedrijven gelden hogere drempels en zij moeten investeren in een ontwikkelingsgebied.

Concrete voorbeelden van investeringen voor professioneel gebruik die in aanmerking komen, zijn onder meer de aankoop of de bouw van vastgoed, de aankoop van een terrein of de aankoop van nieuw bedrijfsmateriaal.

De basispremie varieert van 4% tot 6%. Verhogingen zijn mogelijk wanneer banen worden gecreëerd, bij een innovatieve aanpak, bij diversifiëring in het buitenland enz. Voor projecten die het gebruik van duurzame energie en de bescherming van het leefmilieu bevorderen, kunt u een hogere premie krijgen tot 20%.

Merk op dat u de aanvraag moet indienen voor u een definitieve verbintenis aangaat. Investeringen waarvoor u al een offerte hebt ondertekend, kunnen dus niet meer worden gesubsidieerd.

Onze experten begeleiden uw bedrijf met plezier bij alle stappen.

De overvloedigste subsidies in Brussel

De Brusselse premie voor (im)materiële investeringen of werken kan worden toegekend in de meeste sectoren. In totaal komt ongeveer 80% van de economische activiteiten in de hoofdstad in aanmerking voor subsidies. De twee grootste uitzonderingen zijn het onderwijs en de vastgoedsector.

Om een subsidie te kunnen ontvangen, moet het investeringsproject ten minste 10.000 euro bedragen voor een beginnende ondernemer en minstens 15.000 euro in de andere gevallen, naargelang de grootte van het bedrijf. De investering moet bovendien bestemd zijn om een bestaande activiteit verder te ontwikkelen of te verbeteren. Een activiteit eenvoudigweg vervangen door een andere is niet toegestaan.

De subsidie kan oplopen tot 30% van het investeringsbedrag, met een gemiddelde van 12,5%. Het subsidieniveau hangt af van een reeks criteria, zoals starter zijn of het aantal werknemers met meer dan 30% verhogen.

In de loop van 2024 zal de hervorming van de steunmaatregelen de premies voor duurzame projecten en projecten in het kader van de circulaire economie nog verder versterken.

Ook in Brussel moet u de aanvraag indienen voor u een definitieve verbintenis aangaat. Investeringen waarvoor u al een offerte hebt ondertekend, kunnen dus niet meer worden gesubsidieerd.

En ook hier kunt u rekenen op de begeleiding door onze experten tijdens elke stap van het proces.

Hoe houdt u uw werkkapitaal gezond en bouwt u de nodige financiële flexibiliteit in? Factoring helpt op een snelle, correcte en aangepaste manier uw behoefte aan liquide middelen te financieren.

Het veiligstellen van liquiditeit is essentieel om uw behoefte aan werkkapitaal te financieren en uw bedrijf op elk moment vlot te doen draaien. En dat is precies wat factoring biedt. Het is een structurele oplossing om werkkapitaal te optimaliseren. In onderstaande video krijgt u in nog geen half uur tijd een helder beeld van wat factoring te bieden heeft.

Factoring biedt structurele maatoplossing

In ruil voor de overdracht van uw facturen aan een externe factormaatschappij, kunt u rekenen op een snelle en flexibele financiering, wordt de inning van uw facturen opgevolgd en beschermt u zich tegen een eventueel faillissement van uw klanten. Elke factoroplossing wordt op maat uitgewerkt zodat ze naadloos aansluit bij de behoeften van uw bedrijf. Ook voor bedrijven die internationaal actief zijn. In België besteedt vandaag 1 op 6 bedrijven facturen uit aan een externe factormaatschappij en eenzelfde tendens tekent zich af in andere Europese landen.

Hoe werkt factoring precies? Op welke manier maakt het u het leven gemakkelijker? En hoe gebeurt de prijszetting? In bovenstaande video geven Raf Spinoy, Area Manager Vlaams-Brabant & Limburg, en Jeffrey Lemmens, Head of Sales North, BNP Paribas Fortis Factor, u de antwoorden en delen twee klanten hun ervaring.