Van Albanië tot Zambia: de Currency Guide van BNP Paribas bevat alles wat u altijd wilde weten (en veel meer) over internationale betalingen, in 132 munten.

Met zijn 420 pagina’s doet hij stof opwaaien als u hem op uw bureau gooit. Gelukkig is de Currency Guide van BNP Paribas ook online beschikbaar. U vindt de meeste actuele versie hier. De gids is samengesteld door het Cash Management Competence Center. Als hoofd Product Management Cash Management bij BNP Paribas Fortis is Jo Germeys goed vertrouwd met de bekommernissen van de Belgische ondernemers en organisaties. Net daarom vindt ze de gids een nuttige tool.

“We proberen onze klanten op de hoogte te houden van aanpassingen in de regelgeving of het banklandschap. Maar bedrijven hebben zoveel andere dingen aan hun hoofd, dat de boodschap niet altijd blijft hangen. Dat is meestal geen ramp, maar het vergroot wel het risico op fouten, vertragingen en extra kosten. Daarom is de Currency Guide een prachtig instrument.”

Vroeger bestond er al een beknopte versie van deze gids voor de meest courante munten, maar de laatste versie is uitvoerig en overloopt alfabetisch alle munten en bijbehorende voorschriften. Elke munt wordt overzichtelijk behandeld op een tweetal pagina’s. Die bevatten om te beginnen duidelijke currency guidelines. Zo moet u bij betalingen in Canadese dollar niet alleen een factuurnummer meegeven, maar ook een duidelijke omschrijving in het Engels van het soort betaling, bijvoorbeeld ‘payment of travel expenses’. Naast die standaardinformatie wordt uitgelegd dat het IBAN-formaat in Canada niet gebruikt wordt. Verplicht mee te geven zijn in dit geval een volledig adres en een CC-code met 9 cijfers. De eerste 4 cijfers staan voor het routingnummer, de laatste 5 voor het transitnummer van de bank. Aansluitend krijgt u ook uitleg over hoe de betaling geformatteerd moet worden.

Alwin Vande Loock (Senior Product Manager International Payments van het BNP Paribas Cash Management Competence Center):

“De meeste bedrijven werken maar met enkele munten. Het is dus niet zoveel werk om de info over die munten eens grondig te lezen en de nodige aanpassingen te doen. ERP-pakketten zijn vaak zo ingesteld dat men voor alle landen dezelfde gegevens ingeeft. En dat klopt dus niet altijd.”

De 5 geboden voor internationale betalingen

1. Schrijf alles voluit
   Gebruik geen initialen of afkortingen in de naam of het adres van de begunstigde.
2. Wees volledig
   Geef duidelijk het doel van uw betaling weer. Dat kan via een in het Engels opgestelde beschrijving, een code die de reden voor de betaling weergeeft of een combinatie van beide. Alleen een factuurnummer volstaat niet.
3. Gebruik IBAN (of niet)
   Gebruik het IBAN-formaat waar nodig. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de Albanese lek (ALL) en de Zwitserse franc (CHF). In Australië wordt IBAN niet gebruikt. Daar moet u de BSB-code (Bank State Branch) en de BIC-code (Bank Identification Code) meegeven.           
4. Gebruik Engels (en het Latijns alfabet)
   Informatie schrijft u in het Engels, waarbij u het Latijns alfabet gebruikt. Gebruik niet de taal van de begunstigde of uw eigen taal.
5. Let op de decimalen
   De meeste munten aanvaarden 2 decimalen (cijfers achter de komma). Er zijn uitzonderingen:de Chileense peso of CLP en de Indonesische roepia of IDR bijvoorbeeld kennen geen decimalen.

Hoe houdt u uw werkkapitaal gezond en bouwt u de nodige financiële flexibiliteit in? Factoring helpt op een snelle, correcte en aangepaste manier uw behoefte aan liquide middelen te financieren.

Het veiligstellen van liquiditeit is essentieel om uw behoefte aan werkkapitaal te financieren en uw bedrijf op elk moment vlot te doen draaien. En dat is precies wat factoring biedt. Het is een structurele oplossing om werkkapitaal te optimaliseren. In onderstaande video krijgt u in nog geen half uur tijd een helder beeld van wat factoring te bieden heeft.

Factoring biedt structurele maatoplossing

In ruil voor de overdracht van uw facturen aan een externe factormaatschappij, kunt u rekenen op een snelle en flexibele financiering, wordt de inning van uw facturen opgevolgd en beschermt u zich tegen een eventueel faillissement van uw klanten. Elke factoroplossing wordt op maat uitgewerkt zodat ze naadloos aansluit bij de behoeften van uw bedrijf. Ook voor bedrijven die internationaal actief zijn. In België besteedt vandaag 1 op 6 bedrijven facturen uit aan een externe factormaatschappij en eenzelfde tendens tekent zich af in andere Europese landen.

Hoe werkt factoring precies? Op welke manier maakt het u het leven gemakkelijker? En hoe gebeurt de prijszetting? In bovenstaande video geven Raf Spinoy, Area Manager Vlaams-Brabant & Limburg, en Jeffrey Lemmens, Head of Sales North, BNP Paribas Fortis Factor, u de antwoorden en delen twee klanten hun ervaring.

Bedrijven die meerdere munten hanteren, hebben vaak geen zin in wisselkoersrisico’s en administratieve rompslomp. De bank werkte een oplossing achter-de-schermen uit: ‘embedded FX’-dienstverlening.

Embedded FX? U mag de naam gerust vergeten, want het systeem werkt automatisch, zonder dat u erover hoeft na te denken. FX staat niet voor de special effects uit Hollywood, maar voor Foreign Exchange, ook wel eens Cross Currency genoemd. Daar krijgt u gegarandeerd mee te maken als u internationale betalingen doet. Die worden immers niet altijd uitgevoerd in de munt van de debetrekening (de zogenoemde ‘mono-currency payments’). Soms verschilt de munt van de betaling van de rekening die gedebiteerd of gecrediteerd moet worden. Dat zijn FX-betalingen. Tijdens de betalingen vindt er een wissel plaats: een munt wordt verkocht en een andere aangekocht, zonder dat u zelf iets hoeft te doen.

De volumes op de FX-markt zijn misschien iets groter dan u dacht. Om niet te zeggen: gigantisch. Dagelijks wordt er voor meer dan 5 biljoen Amerikaanse dollar verhandeld! Dat is 5.000 miljard Amerikaanse dollar, wat meer is dan de wereldwijde aandelenhandel… op één dag. De FX-markt draait dag en nacht en ligt alleen in het weekend stil, van vrijdag 22u tot zondag 22u.

Wim Grosemans (Head of Product Management Payments and Receivables
van het BNP Paribas Cash Management Competence Center):

“Banken spelen op die FX-markt een beetje de rol van groothandelaar: ze kopen en verkopen munten op de internationale markt en verkopen die dan met een marge aan de klant door. BNP Paribas is een van de grote spelers en staat wereldwijd in de top 10. Een officiële marktkoers is er niet in deze over-the-counter-markt. Elke bank bepaalt zelf tegen welke koers ze munten wil kopen of verkopen. Voor een officieuze marktkoers kunt u terecht bij publicaties van enkele openbare instellingen (zoals de Europese Centrale Bank) en privéorganisaties (Reuters, Bloomberg,…). Die baseren zich op de gemiddelde koers die een aantal grootbanken aanbiedt.”

De koers wordt altijd per ‘currency pair’ vastgelegd, bijvoorbeeld de euro versus de Amerikaanse dollar: EUR/USD = 1,1119. Het meest verhandelde paar is EUR/USD, goed voor 25% van de dagelijkse handel. Tweede op de ranglijst is het paar Amerikaanse dollar - Japanse yen

(USD/JPY) met 18%, derde de Britse pond - Amerikaanse dollar (GBP/USD) met 9%.

Alwin Vande Loock (Product Marketing Manager Payments and Receivables van het BNP Paribas Cash Management Competence Center):

“Wat de koers betreft, bieden banken verschillende opties aan. De koers kan een live market rate zijn die continu geüpdatet wordt. De koers van euro tegen Amerikaanse dollar wordt bijvoorbeeld meer dan 50 keer per seconde aangepast. Een andere optie kan een dagkoers zijn. Daarbij wordt een koers aangeboden die gedurende een bepaalde periode van toepassing zal zijn.”

Veel bedrijven hebben een hard hoofd in al dat gedoe met wisselkoersen. Te complex, te duur qua administratie en te veel wisselkoersrisico’s. Voor die kanten hebben banken een oplossing: embedded FX.

Wim Grosemans (Head of Product Management Payments and Receivables van het BNP Paribas Cash Management Competence Center):

“Wanneer u een betaling doet in een munt waarin u geen rekening hebt, zal de bank meteen een scherpe wisselkoers ophalen bij de collega’s in de dealing room van de afdeling Global Markets. De koers wordt normaal binnen het uur bevestigd nadat de klant de betaling verstuurd heeft. Tenzij het om grote bedragen gaat, verloopt dat hele proces automatisch. De IT daarvoor is veel performanter geworden dan enkele jaren geleden, zodat de bank minder blootstaat aan volatiliteit en haar klanten een competitief tarief kan aanbieden. Embedded FX is een efficiënt en eenvoudig alternatief voor wie het niet ziet zitten om zelf rekeningen in verschillende munten aan te houden, met de bijbehorende wisselkoersrisico’s. Voor de klant maakt het niet meer uit welke munt hij gebruikt: het is precies dezelfde ervaring. En hij heeft gemoedsrust, want hij weet dat hij sowieso een scherpe koers krijgt.”

Het werkkapitaal, ook wel nettobedrijfskapitaal genoemd, geeft een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming. Maar er schuilt veel meer achter.

Het succes van een onderneming hangt zelfs in belangrijke mate af van hoe ze omgaat met haar behoefte aan werkkapitaal.

Werkkapitaal vs. behoefte aan werkkapitaal

Binnen de financiële analyse is het werkkapitaal één van de indicatoren die een beeld geven van de operationele liquiditeit van een onderneming. Die heeft niet alleen een invloed op de bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ook op de toegang tot bankkrediet of de waardering van de onderneming. De berekening gebeurt als volgt:

Eigen vermogen en andere middelen op lange termijn - vaste activa

Zo ziet u of er voldoende langetermijnfondsen beschikbaar zijn om de productieketen te financieren. Bij een positief resultaat is dat inderdaad het geval, terwijl het bij een negatief resultaat net de productieketen is die de langetermijnfinanciering moet verzekeren.

Het is dan ook nuttig om eveneens de behoefte aan werkkapitaal te berekenen:

Vlottende activa (exclusief cash) - vlottende passiva (exclusief financiële verplichtingen)

Het resultaat geeft weer welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren en kan zowel positief als negatief zijn:

• bij een positieve behoefte aan werkkapitaal dekken de commerciële schulden niet langer de kortetermijnactiva (exclusief de financiële). In dat geval kan een onderneming een beroep doen op haar werkkapitaal. Als dit niet volstaat, heeft ze een aanvullende financiering van haar operationele cyclus op korte termijn nodig.
• bij een negatieve behoefte aan werkkapitaal kan een onderneming probleemloos haar kortetermijnverplichtingen nakomen. Toch blijft het aangewezen om de behoefte aan werkkapitaal (verder) te verminderen.

Kort samengevat geeft het werkkapitaal dus een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming, terwijl de behoefte aan werkkapitaal uitdrukt welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren.

Het komt er vooral op aan de behoefte aan werkkapitaal zo veel mogelijk te beperken en zo de liquiditeit op te krikken. Die is cruciaal, vooral in economisch of financieel moeilijke tijden. Klanten hebben dan immers de neiging om later te gaan betalen, terwijl uw voorraden toenemen en uw leveranciers scherpere betaaltermijnen opleggen. Daardoor raakt steeds meer werkkapitaal geblokkeerd in uw exploitatiecyclus, terwijl het in deze omstandigheden net moeilijker is om bijkomende financiering aan te trekken.

Besluit

Werkkapitaal optimaliseren is niet alleen een kwestie van langetermijnoverwegingen. Ook op korte termijn kan de onderneming cash vrijmaken die niet optimaal of onnodig wordt gebruikt, meer bepaald in de aankoop-, productie- en verkoopprocessen binnen de exploitatiecyclus.

Het werkkapitaal en de behoefte aan werkkapitaal moeten vooral goed op elkaar zijn afgestemd. De behoefte aan werkkapitaal dient structureel kleiner te zijn dan het werkkapitaal zelf, liefst met een extra buffer. Er bestaat echter geen mathematische waarheid over de omvang van (de behoefte aan) werkkapitaal. Sector, activiteit en bedrijfsmodel kunnen die bijvoorbeeld beïnvloeden.

Sinds enkele jaren al heeft de e-factuur exact dezelfde 'waarde' als haar papieren tegenhanger. De overgang naar een volledig digitaal facturatieproces komt nu echter in een stroomversnelling terecht want bedrijven zien er steeds meer de voordelen van in!

Hoewel elektronisch factureren in België niet verplicht is, is de digitalisering volop aan de gang. En dat merken we in de cijfers (van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging, of kortweg DAV). In 2016 gebeurde 59% immers digitaal, waardoor meer dan een miljard euro aan administratiekosten kon worden bespaard. In 2011 daarentegen was slechts 20% van de facturen in ons land digitaal. Er worden dan ook heel wat inspanningen geleverd. Zo streeft de Europese Commissie naar een doelstelling van 50% elektronische facturatie in Europa tegen 2020. In België kennen we sinds enkele jaren het platform www.efacturatie.belgium.be. En sinds 2017 geven ook de federale administraties het goede voorbeeld door digitaal te gaan werken. Dit jaar zal de Brusselse overheid de stap zetten.

Enkele voorwaarden

Om erkend te worden, moet een elektronische factuur in een 'elektronische' vorm worden uitgeschreven en ontvangen, ongeacht het formaat ervan. Bovendien bevatten de verschillende Europese richtlijnen in totaal vijf voorwaarden voor de uitwisseling van facturen tussen bedrijven. Het bedrijf dat de factuur uitreikt, moet:

• Voor de verzending van de eerste factuur de goedkeuring krijgen van de klant;
• De authenticiteit (zijn identiteit) en de integriteit van de inhoud kunnen waarborgen (m.a.w. kunnen verzekeren dat het document niet werd gewijzigd);
• Alle wettelijke vermeldingen opnemen op de factuur, net zoals op papier zou gebeuren;
• De factuur effectief 'afleveren' (hetzij via e-mail, hetzij via een webplatform);
• En tot slot, ervoor zorgen dat het document leesbaar is.

De digitale factuur is zowel geldig voor professionele als voor particulieren klanten (net als bij Apple, bijvoorbeeld).

100% digitaal!

Een factuur op papier scannen en vervolgens via mail versturen, kan in dat opzicht worden beschouwd als een vorm van digitalisering. Die vereenvoudigde aanpak wordt overigens in heel wat bedrijven gehanteerd. Maar om echt voordelig te kunnen zijn, moet het concept van 'digitaal factureren' nog een stuk verder gaan dan een eenvoudige e-mail met bijlage. Het gaat immers om de volledige digitalisering van het facturatieproces: van de opstelling van de factuur op basis van de bestelling, tot het verzendingsproces en de archivering en zelfs de aanmanings- en invorderingsprocedure. Pas dan hebben we het over 'end-to-end' geautomatiseerde facturatie of over een zuiver elektronische factuur. Afhankelijk van de gekozen informatica oplossing kunnen de functionaliteiten uiteraard al dan niet zeer verregaand zijn. Hoewel alles afhangt van de aanpak van de leverancier (en eventueel van het boekhoudprogramma), bewijst de elektronische factuur ook haar nut voor de ontvanger.

Niet alleen besparingen!

• Goedkoper: een van de belangrijkste redenen om over te stappen naar digitale facturatie. Volgens de DAV kost een papieren factuur gemiddeld 4,44 euro, terwijl de prijs van een factuur als bijlage bij een e-mail slechts 2,02 euro bedraagt. Als u 100% digitaal werkt, daalt de prijs zelfs nog verder, naar 1,20 euro. We mogen dus gerust spreken over een besparing van 50 tot 75%! Door mee in het digitale verhaal te stappen, moedigt u bovendien uw partners aan om hetzelfde te doen. En dat is natuurlijk een goede zaak, want een papieren factuur ontvangen kost 8,04 euro, terwijl die kost voor de elektronische tegenhanger slechts 2,27 euro bedraagt. En dan hebben we het nog niet over de archiveringskost gehad!
• Eenvoudiger en doeltreffender: bij een automatisering hoort ook altijd een implementatie- of zelfs een heuse aanpassingsperiode, maar de voordelen zullen snel zichtbaar zijn. Digitaal factureren is makkelijker, doeltreffender en sneller: van bestelling tot archivering, uw volledige facturatieproces in enkele klikken! Omdat u geen documenten meer hoeft te verwerken, wint u niet alleen tijd maar daalt ook het risico op fouten.
• Snellere betalingen: een niet te onderschatten voordeel voor uw financiën! Hoe vlotter uw facturatieproces loopt, hoe groter de kans dat u op tijd wordt betaald. Met een performant digitaal systeem, kunt u uw betalingen bovendien beter opvolgen en automatische herinneringen laten versturen op het juiste moment. Minder zorgen en meer efficiëntie!
• Een stap naar meer duurzaamheid: als u weet dat in België jaarlijks meer dan een miljard facturen worden uitgereikt, zult u begrijpen dat de elektronische factuur een stuk duurzamer is en voor heel wat besparingen zorgt, bijvoorbeeld qua papierverbruik en 'verplaatsingen' voor de verzending ervan. Digitaal factureren is niet echt meer een pluspunt voor uw imago, terwijl het tegenovergestelde – papieren facturen blijven gebruiken dus – negatief kan overkomen bij uw partners.