Hoe houdt u uw werkkapitaal gezond en bouwt u de nodige financiële flexibiliteit in? Factoring helpt op een snelle, correcte en aangepaste manier uw behoefte aan liquide middelen te financieren.

Het veiligstellen van liquiditeit is essentieel om uw behoefte aan werkkapitaal te financieren en uw bedrijf op elk moment vlot te doen draaien. En dat is precies wat factoring biedt. Het is een structurele oplossing om werkkapitaal te optimaliseren. In onderstaande video krijgt u in nog geen half uur tijd een helder beeld van wat factoring te bieden heeft.

Factoring biedt structurele maatoplossing

In ruil voor de overdracht van uw facturen aan een externe factormaatschappij, kunt u rekenen op een snelle en flexibele financiering, wordt de inning van uw facturen opgevolgd en beschermt u zich tegen een eventueel faillissement van uw klanten. Elke factoroplossing wordt op maat uitgewerkt zodat ze naadloos aansluit bij de behoeften van uw bedrijf. Ook voor bedrijven die internationaal actief zijn. In België besteedt vandaag 1 op 6 bedrijven facturen uit aan een externe factormaatschappij en eenzelfde tendens tekent zich af in andere Europese landen.

Hoe werkt factoring precies? Op welke manier maakt het u het leven gemakkelijker? En hoe gebeurt de prijszetting? In bovenstaande video geven Raf Spinoy, Area Manager Vlaams-Brabant & Limburg, en Jeffrey Lemmens, Head of Sales North, BNP Paribas Fortis Factor, u de antwoorden en delen twee klanten hun ervaring.

Betalingsachterstanden en onbetaalde facturen wegen zwaar door op de financiële gezondheid van uw onderneming. Om uw kasmiddelen veilig te stellen, is een efficiënte invorderingsstrategie levensnoodzakelijk – uiteraard zonder de commerciële relatie met uw klanten uit het oog te verliezen.

Verzorg uw facturatie van bij het begin

De belangrijkste bouwsteen van een geslaagde invorderingsstrategie is een doeltreffende facturatie. Vooraleer uw bedrijf te maken krijgt met onbetaalde facturen, moet het er immers eerst alles aan doen om tijdig betaald te worden. Zorg daarom voor duidelijke, volledige en foutloze facturen. Dat is al een uitstekend begin om uw klanten aan te moedigen ze tijdig te betalen. Stel ook algemene voorwaarden op. Die bevatten onder meer een (redelijke) betwistingstermijn en de sancties die worden toegepast bij een betalingsachterstand. Zorg er tot slot voor dat uw facturatieproces perfect gesmeerd loopt. Denk daarbij aan de kwaliteit, de timing, de modaliteiten, enz.

Pas uw aanpak aan

Om weldoordacht te werk te kunnen gaan, moet u een duidelijk beeld hebben van de facturen die nog openstaan (over welke klanten, bedrijven, termijnen, enz. gaat het?). Een audit kan u helpen om de situatie correct in te schatten. Denk eraan dat elke context anders is en kan variëren naargelang uw sector, de omvang van uw bedrijf en uw marktpositie. De ene klant is bovendien de andere niet en vaak moet u uw strategie aanpassen. Uw beste klant die steeds op tijd betaalt, kunt u onmogelijk op dezelfde manier behandelen als een hardnekkige wanbetaler of een nieuwe klant (hebt u er trouwens aan gedacht om zijn solvabiliteit te checken voor u met hem in zee ging?). Conclusie: deel uw klanten op aan de hand van relevante criteria om op gepaste wijze te reageren.

Ga preventief te werk

Ook kunnen ingrijpen voor de uiterste betaaldatum is een belangrijk onderdeel van uw strategie. Hoe u dat aanpakt? Bijvoorbeeld door enkele dagen voor het einde van de betalingstermijn een mail te sturen. Het kost u bijna niets en zo geeft u een duidelijk signaal dat u begaan bent met uw financiën. Wilt u nog beter doen? Voeg dan een commercieel tintje toe aan de mail, door te vragen of de klant tevreden is over uw product, de verkoop of de prestatie. Dat zal hij zeker weten te waarderen. Een andere manier van anticiperen is uw commercieel team even naar de klant te laten bellen. Deze optie is uiteraard wat duurder. Welke aanpak u ook kiest, zorg steeds voor een goede coördinatie tussen de 'sales' en de administratieve afdeling van uw bedrijf.

Werk uw invorderingsstrategie uit

Worden uw facturen toch niet op tijd betaald, ondanks al uw preventieve inspanningen? Dan is het tijd om snel te reageren en uw schuldenaars aan te manen. Als u dreigt stappen te ondernemen, doe dat dan ook om uw geloofwaardigheid niet te verliezen. Hecht hierbij ook belang aan de inhoud, de vorm en de timing van uw herinneringsbrieven. Gebruik in uw eerste brief een beleefde toon, want iedereen kan wel eens iets vergeten... Reageert de schuldenaar nog steeds niet? Laat dan een tweede en (hoogstens) een derde aanmaning volgen. Dat kan met een aangetekend schrijven, eventueel via een advocaat voor de laatste herinnering. Wees steeds meer vastberaden, met name met een formele ingebrekestelling. Probeer de klant ook even te bellen tussen elke aanmaning (zeker de klanten die de moeite waard zijn). Dat is een uitstekende manier om tot een compromis te komen. U kunt de klant bijvoorbeeld voorstellen om in stappen te betalen, indien hij op dat moment een tekort aan kasmiddelen heeft. Een minnelijke schikking is in veel gevallen beter dan een vergeefse (en tijdrovende) strijd. Zeker wanneer u met de klant een duurzame commerciële relatie wilt uitbouwen.

Ga tot het uiterste... als het de moeite waard is!

Hebben uw aanmaningen geen enkel effect? Kon de klant geen goede reden geven? Probeerde u tevergeefs met bemiddeling? Dan is het misschien (en jammer genoeg) tijd voor de volgende stap: het gerecht. Een rechtszaak is, zoals u wellicht weet, de meest complexe, dure en vermoeiende methode om uw betalingen te innen. Daarom zijn ook niet alle facturen die inspanning waard. Bekijk dus goed om welke situatie het gaat (het bedrag van de factuur, de 'positie' van de klant in uw portefeuille, enz.). Bent u zeker dat u naar de rechtbank wilt stappen? Vraag dan ook het advies van een advocaat. Een rechtszaak betekent evenwel niet dat u van tevoren al hebt gewonnen (het kan immers gaan van een eenvoudige betalingsachterstand tot een betwisting van de factuur of zelfs het faillissement van de klant).

Onze ultieme tips!

Wat de afloop van uw invorderingsaanpak ook is, houd steeds een historiek bij van de 'tegenvallers' op het vlak van betalingsachterstanden en wanbetalingen van uw klanten. Dat overzicht kan achteraf immers nog goed van pas komen! Tot slot – last but not least – kunt u beslissen om het beheer van het klantenrisico (volledig of gedeeltelijk, in de begin- of eindfase) uit te besteden aan externe spelers. Denk bijvoorbeeld aan een advocaat, een gerechtsdeurwaarder of gespecialiseerde factoringbedrijven zoals BNP Paribas Fortis Factor. Die strategie kost meer geld, maar geeft u meer gemoedsrust, op voorwaarde dat u de juiste partner kiest natuurlijk.

Hoe zet u de eisen van de energietransitie om in strategische kansen? “Door pragmatisch en zorgvuldig te werk te gaan”, vertelt onze partner Climact.

“Wij bieden bedrijven begeleiding en advies op weg naar maturiteit op het vlak van de uitdagingen rond de klimaatopwarming. En dat houdt in dat we met een aantal eisen aan de slag moeten, zoals de duurzaamheidsrapportering die de Europese CSRD-richtlijn (Corporate Sustainability Reporting Directive) oplegt”, vertelt Jerome Meessen, Associate Partner bij Climact. “Wij zien erop toe dat bedrijven daar zelf ook toegevoegde waarde uithalen. De meest tastbare voordelen voor hen zijn een vermindering van hun energiekosten en/of de verbeterde veerkracht van hun leveranciers en klanten in het licht van de klimaattransitie. Daarin gaan we zorgvuldig en pragmatisch te werk. Zorgvuldig, want we baseren ons op cijfers en passen erkende methodes toe, zoals het Greenhouse Gas Protocol voor de berekening van de koolstofvoetafdruk, zonder in greenwashing te vervallen. En pragmatisch, want we houden altijd rekening met de realiteit van het bedrijf in kwestie.”

Een traject in 5 stappen

Maar hoe begeleidt Climact bedrijven en overheidsorganisaties concreet?

Jerome Meessen: “Om te beginnen, helpen we hen duidelijk zicht te krijgen op de uitdagingen van de klimaatverandering waar ze nu of in de toekomst mee te maken krijgen. Dat doen we door de kansen en risico’s in kaart te brengen, zoals de gevolgen van een hoge koolstofprijs of het risico op een overstroming in een productievestiging. Op basis daarvan evalueren we hun huidige impact, om te komen tot de koolstofbalans van hun activiteiten. De volgende stap is de toekomstvisie: samen met de bedrijven bepalen we duurzaamheidsdoelstellingen, waarbij we ons baseren op de internationale standaarden van de Science Based Targets. Vervolgens helpen we hen om een concreet transitieplan op te stellen en in de praktijk te brengen, bijvoorbeeld door hen te helpen de inhoud en de specifieke kenmerken van een contract voor de aankoop van groene energie te bepalen. Tot slot begeleiden we bedrijven ook bij de communicatie over hun inspanningen, in lijn met de CSRD-vereisten.”  

CSRD: administratieve rompslomp of strategische kans?

De CSRD is dit jaar in werking getreden, met een reeks rapporteringsregels die voor heel wat ondernemingen verplicht zijn. “Het doel van de richtlijn is te zorgen voor maximale transparantie over de stand van zaken rond de duurzaamheidstransitie van bedrijven”, legt Jerome Meessen uit. “De rapportering heeft betrekking op factoren in verband met ecologie, samenleving en goed bestuur (Environmental, Social, Governance – ESG). Zo’n rapport biedt daarmee ook aan externe spelers, met name de entiteiten die overwegen het bedrijf financiering te verstrekken, een objectief beeld van de al afgelegde weg, de klimaatambities en de blootstelling aan de risico’s van de klimaatverandering.”

“Dat rapport opstellen is een aanzienlijke administratieve last voor bedrijven”, horen we van Jérémy Robinet, coördinator van het partnerschap met BNP Paribas Fortis. “Je moet een gedetailleerde methodologie en precieze normen volgen, formulieren invullen, indicatoren aanleveren … Maar het is ook een prima aanleiding om een solide en gefundeerde transitiestrategie uit te werken die het bedrijf ten goede komt, ook qua reputatie. Met onze begeleiding winnen bedrijven tijd. Ze hebben de zekerheid dat hun rapport beantwoordt aan de reglementaire eisen, en hun ESG-aanpak krijgt waarde en zin.”  

Climact, partner van BNP Paribas Fortis

Climact is een van de partners die BNP Paribas Fortis uitkoos om klanten te begeleiden los van de zuiver financiële kant van de zaak. “Op initiatief van de Relationship Manager van de bank gaan wij praten met bedrijven die vooruitgang willen boeken in hun energie- en duurzaamheidstransitie, specifiek op het vlak van hun decarbonisatiestrategie en om hun koolstofbalans op te stellen”, legt Jérémy Robinet uit.

Gilles Roumain, Sustainability Program Officer bij BNP Paribas Fortis en verantwoordelijk voor het partnerschap met Climact: “Via de samenwerking met Climact kunnen we onze klanten oplossingen aanreiken voor de decarbonisatie van hun activiteiten, en tegelijk onze eigen expertise op het gebied van decarbonisatie vergroten. Door hen die begeleiding aan te bieden, verkleinen we bovendien onze eigen koolstofvoetafdruk.”

“De bedrijven die de bank met ons in contact brengt, komen uit alle sectoren”, vertelt Jérémy Robinet nog. “Ze hebben een bepaalde minimale omvang, bijvoorbeeld een omzet van minstens 25 miljoen of een complexe toeleveringsketen. Het partnerschap heeft al geleid tot een 15-tal samenwerkingen, waaronder die met garagedeurfabrikant RE Panels.

We hebben hen in eerste instantie begeleid bij het opstellen van een koolstofbalans in overeenstemming met de Europese CSRD-verplichtingen. Daarop onderkende de directie het strategische belang van dat werk en vroeg ze ons om meer specifieke analyses uit te voeren, per product en productievestiging. Op die manier kon het bedrijf bepaalde ‘best practices’ op het spoor komen. RE Panels was opgetogen over onze aanpak. Voor elke doelstelling in de optimalisering van de koolstofvoetafdruk berekenden we de kosten, de winst en de nodige investering. Ze waren ook blij met de strikte afstemming op de internationale normen, want die is essentieel om greenwashing te voorkomen.”

De bank verminderde haar CO2-uitstoot per voltijds equivalent met 55% sinds 2019. En dat vraagt volgens Sandra Wilikens, Chief Human Resources Officer, een betrokkenheid van iedereen.

Tussen 2019 en 2022 is de bank erin geslaagd haar CO2-uitstoot met liefst 55% terug te schroeven. Hoe hebben jullie dat aangepakt?

“Voornamelijk door in te zetten op de energie-efficiëntie van onze gebouwen, die goed zijn voor ongeveer 80% van onze onmiddellijke uitstoot. Daarnaast hebben we ons vastgoed geoptimaliseerd en de beroepsverplaatsingen fors verminderd. We kiezen voor een gestructureerde aanpak waarbij alle departementen betrokken zijn. Sinds 2012 brengt ons Green Bank Platform driemaandelijks de verschillende contactpersonen van elke afdeling samen om er hun actieplan voor te stellen met eigen initiatieven. Daar wordt telkens een stand van zaken opgemaakt van een reeks KPI’s op het vlak van energie- en papierverbruik, beroepsverplaatsingen, elektrificatie van het wagenpark, afvalbeheer… Want meten is weten.”

De doelstelling was om tegen eind 2025 een reductie van de uitstoot te bereiken van 42,5% ten opzichte van 2012. Dat doel is inmiddels behaald. Wat zijn de verdere plannen?

“Het is niet de bedoeling om tot 2025 op onze lauweren te rusten. Want er is geen tijd te verliezen als we tegen 2050 koolstofneutraal willen zijn. Onze nieuwe zetel aan de Warandeberg in Brussel is een mooi voorbeeld van energie-efficiëntie, maar er kan nog veel verbeterd worden in de rest van ons vastgoedpark. We gaan de energie-efficiëntie van de verschillende regionale kantoren verbeteren, zonnepanelen installeren op meer dan 80 locaties en ledverlichting wordt de standaard in al onze gebouwen. Die inspanningen moeten toelaten om onze CO2-uitstoot met nog eens 7% te verminderen.”

Hoever staan jullie met de elektrificatie van het wagenpark?

“We doen veel inspanningen om ons wagenpark te elektrificeren en ik durf zeggen dat we op de goede weg zijn. Eind 2022 bestond de vloot van geleasete bedrijfswagens voor bijna 30% uit geëlektrificeerde wagens – 100% elektrisch en plug-in hybrides. In het derde kwartaal van 2023 waren die wagens goed voor 95% van de nieuwe bestellingen. De nieuwe fiscaliteit speelt uiteraard een grote rol in deze evolutie. Maar voor werkgevers is daarmee de kous niet af. Ze krijgen te maken met een complex fiscaal kader, onder andere voor de terugbetaling van de elektriciteitskosten. Ook voor een deel van onze medewerkers zijn er nog hindernissen omdat ze bijvoorbeeld moeilijk toegang hebben tot een laadpaal. Ik ben van plan om dit jaar een rondetafelgesprek over mobiliteit te organiseren. Het is de bedoeling om overheden, operatoren, start-ups en bedrijven samen te brengen. Want we moeten vooruit, en we moeten het allemaal samen doen.”

Hoe zorgen jullie voor voldoende engagement bij het personeel?

“Veel communiceren. Het is belangrijk om uit te leggen wat je doet en waarom je het doet. Enkel zo kan je mensen warm maken om mee te werken. Binnen de bank kunnen we daarvoor rekenen op een netwerk van ruim 200 EcoCoaches. Het duurzaamheidscompartiment van de cao 90 werkt ook stimulerend. Hierbij bepalen we elk jaar zes concrete doelstellingen. Verwezenlijken we er minstens drie, dan krijgen alle medewerkers een premie aan het einde van het jaar. Tot nu toe is dat al altijd gelukt. Er zijn nog andere incentives mogelijk. Met ons ‘Green Fuel Consumer Plan’ belonen we medewerkers die een bedrijfswagen hebben maar die weinig gebruiken. En we lanceren heel wat acties om zachte mobiliteit – wandelen, fietsen en openbaar vervoer – te bevorderen. De keuze om onze zetels in de steden te vestigen is ook positief. Eind 2022 gebruikte 79% van het personeel dat in Brussel werkt het openbaar vervoer om naar kantoor te komen. Buiten de steden is dat 60%.”

Zijn er tot slot nog gebieden die volgens u dringend aangepakt moeten worden?

“Digitale vervuiling wordt vaak onderschat. Om een idee te geven: honderd mails sturen zorgt voor evenveel vervuiling als twintig kilometer met de auto rijden. Daarom organiseren we elk jaar een interne campagne om onze medewerkers te sensibiliseren en hen tips te geven voor een kleinere digitale voetafdruk. Regelmatig je mailbox opkuisen, links versturen in plaats van bestanden, verouderde bestanden verwijderen: het zijn allemaal kleine dingen. Als al onze 11.000 collega’s daar een gewoonte van maken, kunnen we een grote impact maken. Elke inspanning telt!”

Het wetsontwerp dat die verplichting wil invoeren in ons land, ligt momenteel voor bij het federaal parlement. Na de goedkeuring van het ontwerp, gaat de verplichte ‘B2B e-invoicing’ in vanaf 1 januari 2026. Onze experts leggen uit waarom België de nieuwe regels wil invoeren, wat de gevolgen zijn voor uw onderneming en hoe we u voortaan nog beter kunnen helpen.

“Het wetsontwerp sluit aan bij internationale ontwikkelingen en initiatieven op Europees vlak”, steekt Nicolas De Vijlder, Head of Beyond Banking bij BNP Paribas Fortis, van wal. “Europa streeft naar een geharmoniseerde digitale standaard. Een gestructureerde elektronische facturatie tussen bedrijven moet ook de administratieve lasten rond facturen verlagen, waardoor bedrijven efficiënter kunnen werken en hun concurrentiekracht verhogen. Door de btw-aangifte te automatiseren, kan de overheid bovendien belastingfraude tegengaan. En ze kan haar economisch beleid aanpassen op basis van meer kwalitatieve gegevens.”

Geen revolutie maar evolutie

“De nieuwe regulering is niet zozeer een revolutie maar wel een evolutie”, vult Erik Breugelmans, Deputy Managing Director bij BNP Paribas Factoring Northern Europe, aan. “De digitalisering neemt toe in alle domeinen van de samenleving. Kijk maar naar de stijging van het elektronische betaalverkeer en de bijkomende verplichtingen van de voorbije jaren rond elektronische facturatie naar de overheid toe. In dat opzicht is het wetsontwerp voor een verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven een logische volgende stap. Onze bank wil zeker meewerken aan dat proces, al is het niet de bedoeling dat we de taak van de boekhoudprogramma’s of fintechs overnemen. We staan wel klaar om onze klanten te helpen op het gebied van betalingen en financieringen.”

De impact op bedrijven

“Klanten moeten zich ervan bewust zijn dat de nieuwe regelgeving een impact zal hebben op zowel interne als externe processen”, gaat Erik Breugelmans verder. “Het gros van de Belgische bedrijven is vooral internationaal gericht, waardoor de invoering van de elektronische facturatie complexer zal zijn dan voor bedrijven die op een interne markt terugvallen. Aangezien de wet in één beweging zal worden uitgerold, is het belangrijk om op tijd te starten met de voorbereidingen.”

“De nieuwe regelgeving heeft niet alleen gevolgen voor de boekhoudafdeling van een bedrijf, maar ook voor zijn IT-afdeling”, benadrukt Nicolas De Vijlder. “Vormvereisten worden zeer belangrijk, anders werkt het automatische proces niet. Het grote voordeel van een doorgedreven automatisering is wel dat alles sneller en efficiënter kan verlopen. De tijd tussen het versturen en betalen van een factuur wordt korter en kasstromen worden beter voorspelbaar. Bovendien neemt de kans op fouten af en wordt het risico op fraude kleiner, aangezien alle transacties langs een beveiligd kanaal passeren.”

Klaar om u nog beter te begeleiden

“Dankzij de doorgedreven digitalisering als gevolg van de nieuwe regelgeving, zullen we betalingen verder kunnen optimaliseren”, besluit Erik Breugelmans. “Het is onze rol als bank om de vorderingen van onze klanten zo snel en vlot mogelijk te financieren. Zo kunnen ze eenvoudiger beschikken over hun werkkapitaal. Bovendien hebben we al een heel proces doorlopen op het vlak van automatisering op grote schaal, waardoor we ons snel kunnen aanpassen aan de nieuwe regels. We kunnen ook een beroep doen op de expertise van de BNP Paribas-groep. Die ontwikkelt momenteel een e-invoicing-oplossing voor grote bedrijven.”

Meer weten?

Beluister de aflevering over B2B e-invoicing.