Article

03.04.2018

Vijf stappen om onbetaalde facturen te innen

Betalingsachterstanden en onbetaalde facturen wegen zwaar door op de financiële gezondheid van uw onderneming. Om uw kasmiddelen veilig te stellen, is een efficiënte invorderingsstrategie levensnoodzakelijk – uiteraard zonder de commerciële relatie met uw klanten uit het oog te verliezen.

Verzorg uw facturatie van bij het begin

De belangrijkste bouwsteen van een geslaagde invorderingsstrategie is een doeltreffende facturatie. Vooraleer uw bedrijf te maken krijgt met onbetaalde facturen, moet het er immers eerst alles aan doen om tijdig betaald te worden. Zorg daarom voor duidelijke, volledige en foutloze facturen. Dat is al een uitstekend begin om uw klanten aan te moedigen ze tijdig te betalen. Stel ook algemene voorwaarden op. Die bevatten onder meer een (redelijke) betwistingstermijn en de sancties die worden toegepast bij een betalingsachterstand. Zorg er tot slot voor dat uw facturatieproces perfect gesmeerd loopt. Denk daarbij aan de kwaliteit, de timing, de modaliteiten, enz.

Pas uw aanpak aan

Om weldoordacht te werk te kunnen gaan, moet u een duidelijk beeld hebben van de facturen die nog openstaan (over welke klanten, bedrijven, termijnen, enz. gaat het?). Een audit kan u helpen om de situatie correct in te schatten. Denk eraan dat elke context anders is en kan variëren naargelang uw sector, de omvang van uw bedrijf en uw marktpositie. De ene klant is bovendien de andere niet en vaak moet u uw strategie aanpassen. Uw beste klant die steeds op tijd betaalt, kunt u onmogelijk op dezelfde manier behandelen als een hardnekkige wanbetaler of een nieuwe klant (hebt u er trouwens aan gedacht om zijn solvabiliteit te checken voor u met hem in zee ging?). Conclusie: deel uw klanten op aan de hand van relevante criteria om op gepaste wijze te reageren.

Ga preventief te werk

Ook kunnen ingrijpen voor de uiterste betaaldatum is een belangrijk onderdeel van uw strategie. Hoe u dat aanpakt? Bijvoorbeeld door enkele dagen voor het einde van de betalingstermijn een mail te sturen. Het kost u bijna niets en zo geeft u een duidelijk signaal dat u begaan bent met uw financiën. Wilt u nog beter doen? Voeg dan een commercieel tintje toe aan de mail, door te vragen of de klant tevreden is over uw product, de verkoop of de prestatie. Dat zal hij zeker weten te waarderen. Een andere manier van anticiperen is uw commercieel team even naar de klant te laten bellen. Deze optie is uiteraard wat duurder. Welke aanpak u ook kiest, zorg steeds voor een goede coördinatie tussen de 'sales' en de administratieve afdeling van uw bedrijf.

Werk uw invorderingsstrategie uit

Worden uw facturen toch niet op tijd betaald, ondanks al uw preventieve inspanningen? Dan is het tijd om snel te reageren en uw schuldenaars aan te manen. Als u dreigt stappen te ondernemen, doe dat dan ook om uw geloofwaardigheid niet te verliezen. Hecht hierbij ook belang aan de inhoud, de vorm en de timing van uw herinneringsbrieven. Gebruik in uw eerste brief een beleefde toon, want iedereen kan wel eens iets vergeten... Reageert de schuldenaar nog steeds niet? Laat dan een tweede en (hoogstens) een derde aanmaning volgen. Dat kan met een aangetekend schrijven, eventueel via een advocaat voor de laatste herinnering. Wees steeds meer vastberaden, met name met een formele ingebrekestelling. Probeer de klant ook even te bellen tussen elke aanmaning (zeker de klanten die de moeite waard zijn). Dat is een uitstekende manier om tot een compromis te komen. U kunt de klant bijvoorbeeld voorstellen om in stappen te betalen, indien hij op dat moment een tekort aan kasmiddelen heeft. Een minnelijke schikking is in veel gevallen beter dan een vergeefse (en tijdrovende) strijd. Zeker wanneer u met de klant een duurzame commerciële relatie wilt uitbouwen.

Ga tot het uiterste... als het de moeite waard is!

Hebben uw aanmaningen geen enkel effect? Kon de klant geen goede reden geven? Probeerde u tevergeefs met bemiddeling? Dan is het misschien (en jammer genoeg) tijd voor de volgende stap: het gerecht. Een rechtszaak is, zoals u wellicht weet, de meest complexe, dure en vermoeiende methode om uw betalingen te innen. Daarom zijn ook niet alle facturen die inspanning waard. Bekijk dus goed om welke situatie het gaat (het bedrag van de factuur, de 'positie' van de klant in uw portefeuille, enz.). Bent u zeker dat u naar de rechtbank wilt stappen? Vraag dan ook het advies van een advocaat. Een rechtszaak betekent evenwel niet dat u van tevoren al hebt gewonnen (het kan immers gaan van een eenvoudige betalingsachterstand tot een betwisting van de factuur of zelfs het faillissement van de klant).

Onze ultieme tips!

Wat de afloop van uw invorderingsaanpak ook is, houd steeds een historiek bij van de 'tegenvallers' op het vlak van betalingsachterstanden en wanbetalingen van uw klanten. Dat overzicht kan achteraf immers nog goed van pas komen! Tot slot – last but not least – kunt u beslissen om het beheer van het klantenrisico (volledig of gedeeltelijk, in de begin- of eindfase) uit te besteden aan externe spelers. Denk bijvoorbeeld aan een advocaat, een gerechtsdeurwaarder of gespecialiseerde factoringbedrijven zoals BNP Paribas Fortis Factor. Die strategie kost meer geld, maar geeft u meer gemoedsrust, op voorwaarde dat u de juiste partner kiest natuurlijk.

RELATED SOLUTIONS

Article

15.11.2018

Mobile banking: nog altijd even aantrekkelijk!

Bankverrichtingen in België gebeuren voornamelijk met de smartphone. Belgische consumenten gebruiken hun mobiele toestel immers vaker dan hun Europese collega's, en dan vooral om hun aankopen te betalen.

Belgische consumenten zijn helemaal fan van mobile first. Dat is een van de belangrijkste bevindingen van de studie 'EMEA Digital Banking Maturity' van audit- en adviesbureau Deloitte in 2018. Maar wat zeggen de cijfers nu precies? Zo'n 45% van de ondervraagde deelnemers zegt liever zijn smartphone te gebruiken om een bankverrichting te doen dan de  computer te gebruiken. Bij de betalingen is die trend zelfs nog meer uitgesproken. 80% haalt immers zijn mobiele toestel boven om betalingen te doen, in plaats van aan de computer te gaan zitten. En zo horen de Belgen bij de meest 'mobiele' consumenten van Europa.

Het succes van mobile banking

Volgens de cijfers van Febelfin, de Belgische federatie van de financiële sector, is het aantal mobile banking-abonnementen de voorbije zes jaar zeer sterk gestegen, namelijk van 360.000 naar maar liefst 5,88 miljoen. Sinds 2016 alleen al spreken we van een stijging van 30%, wat overeenkomt met 1,3 miljoen abonnementen meer. En dat is geen verrassing, want de digitalisering zorgde voor een grondige transformatie in de relatie tussen banken en hun klanten, zeker op het vlak van dagelijkse verrichtingen. Terwijl bankkantoren de voorbije jaren steeds minder bezoekers over de vloer kregen, lijken mobiele apps voor tablets en smartphones PC Banking nu definitief naar de achtergrond te bannen.

Waarom doet mobile het zo goed?

Deloitte onderstreept in zijn studie bovendien nog een andere bijzonderheid van mobile banking in ons land. Belgische gebruikers hechten immers meer belang aan gebruiksvriendelijkheid dan aan de hoeveelheid functionaliteiten. Hoe komt dat? De Belgische consumenten zijn geen zogenaamde 'early adopters'. Met andere woorden, ze springen niet als een gek op de laatste technologische snufjes, maar hechten daarentegen veel belang aan de gebruikerservaring. Eenvoud, snelheid en doeltreffendheid: dat zijn de factoren die ervoor zorgen dat de smartphone het belangrijkste bankkanaal in België is geworden, in het bijzonder voor het raadplegen van rekeningen en betalingen. Ook veiligheid is een belangrijk punt in het voordeel van de mobile banking-apps ... Want iets dat we niet vertrouwen, gebruiken we ook niet

Een steeds mobielere toekomst

Hoewel de Belgen niet staan te springen voor nieuwe functionaliteiten, blijft de sector non-stop innoveren. De technologische evolutie wordt dus opgepikt door de banken en gebruikt door hun klanten, waardoor ze nog grotere fans worden. Terwijl de eerste testen met mobiele betalingen al dateren van  eind  jaren negentig (toen nog via sms), zorgde de komst van de smartphone voor een ware revolutie, onder meer dankzij de lancering van de eerste iPhone van Apple in 2007. Mobiele bankapplicaties worden elke dag beter en bieden gebruikers voortdurend nieuwe mogelijkheden. Hetzelfde geldt bovendien voor alle andere mobiele betaalmiddelen zoals contactless betalen, de mobile wallet en noem maar op ...

Article

26.10.2018

Zo krijgt u volautomatisch een scherpe wisselkoers

Bedrijven die meerdere munten hanteren, hebben vaak geen zin in wisselkoersrisico’s en administratieve rompslomp. De bank werkte een oplossing achter-de-schermen uit: ‘embedded FX’-dienstverlening.

Embedded FX? U mag de naam gerust vergeten, want het systeem werkt automatisch, zonder dat u erover hoeft na te denken. FX staat niet voor de special effects uit Hollywood, maar voor Foreign Exchange, ook wel eens Cross Currency genoemd. Daar krijgt u gegarandeerd mee te maken als u internationale betalingen doet. Die worden immers niet altijd uitgevoerd in de munt van de debetrekening (de zogenoemde ‘mono-currency payments’). Soms verschilt de munt van de betaling van de rekening die gedebiteerd of gecrediteerd moet worden. Dat zijn FX-betalingen. Tijdens de betalingen vindt er een wissel plaats: een munt wordt verkocht en een andere aangekocht, zonder dat u zelf iets hoeft te doen.

De volumes op de FX-markt zijn misschien iets groter dan u dacht. Om niet te zeggen: gigantisch. Dagelijks wordt er voor meer dan 5 biljoen Amerikaanse dollar verhandeld! Dat is 5.000 miljard Amerikaanse dollar, wat meer is dan de wereldwijde aandelenhandel… op één dag. De FX-markt draait dag en nacht en ligt alleen in het weekend stil, van vrijdag 22u tot zondag 22u.

Wim Grosemans (Head of Product Management Payments and Receivables
van het BNP Paribas Cash Management Competence Center):

“Banken spelen op die FX-markt een beetje de rol van groothandelaar: ze kopen en verkopen munten op de internationale markt en verkopen die dan met een marge aan de klant door. BNP Paribas is een van de grote spelers en staat wereldwijd in de top 10. Een officiële marktkoers is er niet in deze over-the-counter-markt. Elke bank bepaalt zelf tegen welke koers ze munten wil kopen of verkopen. Voor een officieuze marktkoers kunt u terecht bij publicaties van enkele openbare instellingen (zoals de Europese Centrale Bank) en privéorganisaties (Reuters, Bloomberg,…). Die baseren zich op de gemiddelde koers die een aantal grootbanken aanbiedt.”

De koers wordt altijd per ‘currency pair’ vastgelegd, bijvoorbeeld de euro versus de Amerikaanse dollar: EUR/USD = 1,1119. Het meest verhandelde paar is EUR/USD, goed voor 25% van de dagelijkse handel. Tweede op de ranglijst is het paar Amerikaanse dollar - Japanse yen

(USD/JPY) met 18%, derde de Britse pond - Amerikaanse dollar (GBP/USD) met 9%.

Alwin Vande Loock (Product Marketing Manager Payments and Receivables van het BNP Paribas Cash Management Competence Center):

“Wat de koers betreft, bieden banken verschillende opties aan. De koers kan een live market rate zijn die continu geüpdatet wordt. De koers van euro tegen Amerikaanse dollar wordt bijvoorbeeld meer dan 50 keer per seconde aangepast. Een andere optie kan een dagkoers zijn. Daarbij wordt een koers aangeboden die gedurende een bepaalde periode van toepassing zal zijn.”

Veel bedrijven hebben een hard hoofd in al dat gedoe met wisselkoersen. Te complex, te duur qua administratie en te veel wisselkoersrisico’s. Voor die kanten hebben banken een oplossing: embedded FX.

Wim Grosemans (Head of Product Management Payments and Receivables van het BNP Paribas Cash Management Competence Center):

“Wanneer u een betaling doet in een munt waarin u geen rekening hebt, zal de bank meteen een scherpe wisselkoers ophalen bij de collega’s in de dealing room van de afdeling Global Markets. De koers wordt normaal binnen het uur bevestigd nadat de klant de betaling verstuurd heeft. Tenzij het om grote bedragen gaat, verloopt dat hele proces automatisch. De IT daarvoor is veel performanter geworden dan enkele jaren geleden, zodat de bank minder blootstaat aan volatiliteit en haar klanten een competitief tarief kan aanbieden. Embedded FX is een efficiënt en eenvoudig alternatief voor wie het niet ziet zitten om zelf rekeningen in verschillende munten aan te houden, met de bijbehorende wisselkoersrisico’s. Voor de klant maakt het niet meer uit welke munt hij gebruikt: het is precies dezelfde ervaring. En hij heeft gemoedsrust, want hij weet dat hij sowieso een scherpe koers krijgt.”

Article

12.09.2018

Het werkkapitaal: veel meer dan een boekhoudterm

Het werkkapitaal, ook wel nettobedrijfskapitaal genoemd, geeft een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming. Maar er schuilt veel meer achter.

Het succes van een onderneming hangt zelfs in belangrijke mate af van hoe ze omgaat met haar behoefte aan werkkapitaal.

Werkkapitaal vs. behoefte aan werkkapitaal

Binnen de financiële analyse is het werkkapitaal één van de indicatoren die een beeld geven van de operationele liquiditeit van een onderneming. Die heeft niet alleen een invloed op de bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ook op de toegang tot bankkrediet of de waardering van de onderneming. De berekening gebeurt als volgt:

Eigen vermogen en andere middelen op lange termijn - vaste activa

Zo ziet u of er voldoende langetermijnfondsen beschikbaar zijn om de productieketen te financieren. Bij een positief resultaat is dat inderdaad het geval, terwijl het bij een negatief resultaat net de productieketen is die de langetermijnfinanciering moet verzekeren.

Het is dan ook nuttig om eveneens de behoefte aan werkkapitaal te berekenen:

Vlottende activa (exclusief cash) - vlottende passiva (exclusief financiële verplichtingen)

Het resultaat geeft weer welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren en kan zowel positief als negatief zijn:

  • bij een positieve behoefte aan werkkapitaal dekken de commerciële schulden niet langer de kortetermijnactiva (exclusief de financiële). In dat geval kan een onderneming een beroep doen op haar werkkapitaal. Als dit niet volstaat, heeft ze een aanvullende financiering van haar operationele cyclus op korte termijn nodig.
  • bij een negatieve behoefte aan werkkapitaal kan een onderneming probleemloos haar kortetermijnverplichtingen nakomen. Toch blijft het aangewezen om de behoefte aan werkkapitaal (verder) te verminderen.

Kort samengevat geeft het werkkapitaal dus een beeld van de operationele liquiditeit van een onderneming, terwijl de behoefte aan werkkapitaal uitdrukt welk bedrag de onderneming nodig heeft om haar productieketen te financieren.

Het komt er vooral op aan de behoefte aan werkkapitaal zo veel mogelijk te beperken en zo de liquiditeit op te krikken. Die is cruciaal, vooral in economisch of financieel moeilijke tijden. Klanten hebben dan immers de neiging om later te gaan betalen, terwijl uw voorraden toenemen en uw leveranciers scherpere betaaltermijnen opleggen. Daardoor raakt steeds meer werkkapitaal geblokkeerd in uw exploitatiecyclus, terwijl het in deze omstandigheden net moeilijker is om bijkomende financiering aan te trekken.

Besluit

Werkkapitaal optimaliseren is niet alleen een kwestie van langetermijnoverwegingen. Ook op korte termijn kan de onderneming cash vrijmaken die niet optimaal of onnodig wordt gebruikt, meer bepaald in de aankoop-, productie- en verkoopprocessen binnen de exploitatiecyclus.

Het werkkapitaal en de behoefte aan werkkapitaal moeten vooral goed op elkaar zijn afgestemd. De behoefte aan werkkapitaal dient structureel kleiner te zijn dan het werkkapitaal zelf, liefst met een extra buffer. Er bestaat echter geen mathematische waarheid over de omvang van (de behoefte aan) werkkapitaal. Sector, activiteit en bedrijfsmodel kunnen die bijvoorbeeld beïnvloeden.

Article

17.08.2018

Elektronisch factureren: waarom u er niet meer onderuit kunt

Sinds enkele jaren al heeft de e-factuur exact dezelfde 'waarde' als haar papieren tegenhanger. De overgang naar een volledig digitaal facturatieproces komt nu echter in een stroomversnelling terecht want bedrijven zien er steeds meer de voordelen van in!

Hoewel elektronisch factureren in België niet verplicht is, is de digitalisering volop aan de gang. En dat merken we in de cijfers (van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging, of kortweg DAV). In 2016 gebeurde 59% immers digitaal, waardoor meer dan een miljard euro aan administratiekosten kon worden bespaard. In 2011 daarentegen was slechts 20% van de facturen in ons land digitaal. Er worden dan ook heel wat inspanningen geleverd. Zo streeft de Europese Commissie naar een doelstelling van 50% elektronische facturatie in Europa tegen 2020. In België kennen we sinds enkele jaren het platform www.efacturatie.belgium.be. En sinds 2017 geven ook de federale administraties het goede voorbeeld door digitaal te gaan werken. Dit jaar zal de Brusselse overheid de stap zetten.

Enkele voorwaarden

Om erkend te worden, moet een elektronische factuur in een 'elektronische' vorm worden uitgeschreven en ontvangen, ongeacht het formaat ervan. Bovendien bevatten de verschillende Europese richtlijnen in totaal vijf voorwaarden voor de uitwisseling van facturen tussen bedrijven. Het bedrijf dat de factuur uitreikt, moet:

  • Voor de verzending van de eerste factuur de goedkeuring krijgen van de klant;
  • De authenticiteit (zijn identiteit) en de integriteit van de inhoud kunnen waarborgen (m.a.w. kunnen verzekeren dat het document niet werd gewijzigd);
  • Alle wettelijke vermeldingen opnemen op de factuur, net zoals op papier zou gebeuren;
  • De factuur effectief 'afleveren' (hetzij via e-mail, hetzij via een webplatform);
  • En tot slot, ervoor zorgen dat het document leesbaar is.

De digitale factuur is zowel geldig voor professionele als voor particulieren klanten (net als bij Apple, bijvoorbeeld).

100% digitaal!

Een factuur op papier scannen en vervolgens via mail versturen, kan in dat opzicht worden beschouwd als een vorm van digitalisering. Die vereenvoudigde aanpak wordt overigens in heel wat bedrijven gehanteerd. Maar om echt voordelig te kunnen zijn, moet het concept van 'digitaal factureren' nog een stuk verder gaan dan een eenvoudige e-mail met bijlage. Het gaat immers om de volledige digitalisering van het facturatieproces: van de opstelling van de factuur op basis van de bestelling, tot het verzendingsproces en de archivering en zelfs de aanmanings- en invorderingsprocedure. Pas dan hebben we het over 'end-to-end' geautomatiseerde facturatie of over een zuiver elektronische factuur. Afhankelijk van de gekozen informatica oplossing kunnen de functionaliteiten uiteraard al dan niet zeer verregaand zijn. Hoewel alles afhangt van de aanpak van de leverancier (en eventueel van het boekhoudprogramma), bewijst de elektronische factuur ook haar nut voor de ontvanger.

Niet alleen besparingen!

  • Goedkoper: een van de belangrijkste redenen om over te stappen naar digitale facturatie. Volgens de DAV kost een papieren factuur gemiddeld 4,44 euro, terwijl de prijs van een factuur als bijlage bij een e-mail slechts 2,02 euro bedraagt. Als u 100% digitaal werkt, daalt de prijs zelfs nog verder, naar 1,20 euro. We mogen dus gerust spreken over een besparing van 50 tot 75%! Door mee in het digitale verhaal te stappen, moedigt u bovendien uw partners aan om hetzelfde te doen. En dat is natuurlijk een goede zaak, want een papieren factuur ontvangen kost 8,04 euro, terwijl die kost voor de elektronische tegenhanger slechts 2,27 euro bedraagt. En dan hebben we het nog niet over de archiveringskost gehad!
  • Eenvoudiger en doeltreffender: bij een automatisering hoort ook altijd een implementatie- of zelfs een heuse aanpassingsperiode, maar de voordelen zullen snel zichtbaar zijn. Digitaal factureren is makkelijker, doeltreffender en sneller: van bestelling tot archivering, uw volledige facturatieproces in enkele klikken! Omdat u geen documenten meer hoeft te verwerken, wint u niet alleen tijd maar daalt ook het risico op fouten.
  • Snellere betalingen: een niet te onderschatten voordeel voor uw financiën! Hoe vlotter uw facturatieproces loopt, hoe groter de kans dat u op tijd wordt betaald. Met een performant digitaal systeem, kunt u uw betalingen bovendien beter opvolgen en automatische herinneringen laten versturen op het juiste moment. Minder zorgen en meer efficiëntie!
  • Een stap naar meer duurzaamheid: als u weet dat in België jaarlijks meer dan een miljard facturen worden uitgereikt, zult u begrijpen dat de elektronische factuur een stuk duurzamer is en voor heel wat besparingen zorgt, bijvoorbeeld qua papierverbruik en 'verplaatsingen' voor de verzending ervan. Digitaal factureren is niet echt meer een pluspunt voor uw imago, terwijl het tegenovergestelde – papieren facturen blijven gebruiken dus – negatief kan overkomen bij uw partners.

Discover More

Contact
Close

Contact

Klachten

Zou u onderstaande vragen kunnen beantwoorden? Zo kunnen wij uw aanvraag sneller en op een meer geschikte manier behandelen. Alvast bedankt.

U bent zelfstandige, oefent een vrij beroep uit, start of leidt een kleinere, lokale onderneming? Ga dan naar onze website voor professionelen.

U bent particulier? Ga dan naar onze website voor particulieren.

Is uw onderneming/organisatie klant bij BNP Paribas Fortis?

Mijn organisatie wordt bediend door een Relationship Manager:

Uw boodschap

Typ de code die in de afbeelding wordt getoond:

captcha
Check
De Bank verwerkt uw persoonsgegevens overeenkomstig de Privacyverklaring van BNP Paribas Fortis NV.

Bedankt

Uw bericht is verzonden.

We antwoorden u zo snel mogelijk.

Terug naar de huidige pagina›
Top