Behalve het niet respecteren van contractuele en wettelijke bepalingen, schuilt achter de problematiek van laattijdige betalingen soms een gedeelde verantwoordelijkheid tussen kopers en leveranciers. Hoe kunnen we daar iets aan doen?

Wat zegt de wet?

België heeft in 2013 de Europese richtlijn betreffende betalingsachterstand bij handelstransacties omgezet in Belgisch recht. De aangepaste wet had twee bedoelingen: een einde maken aan buitensporige betalingstermijnen en wanbetalers sanctioneren.

Als de betalingstermijn niet in het contract is vastgelegd, moet de factuur sinds de wetswijziging betaald worden binnen de 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur door de debiteur of de ontvangst van de goederen of diensten. Als de betaling uitblijft, is de geldende rentevoet gelijk aan de richtrente vermeerderd met 8 procentpunten, met inbegrip van handelstransacties met overheden.

"B2B: de standaard betalingstermijn
bedraagt 30 dagen."

Probleem: hoewel de situatie in Europa sinds de omzetting van de richtlijn over het algemeen is verbeterd, met name in het licht van de Angelsaksische normen, blijven de maatregelen om dit ook af te dwingen nog te beperkt en wordt er nog te weinig op gecontroleerd. Doordat er geen afschrikkingsmaatregelen zijn, blijven de betalingsachterstanden groot.

Soms liggen er objectieve redenen aan de basis van die vertragingen, zoals complexe eisen van de leverancier om bepaalde informatie op de factuur te vermelden, die voor sommige boekhoudafdelingen een onontwarbaar kluwen betekenen. In dat geval kunnen we zeggen dat de verantwoordelijkheid wordt gedeeld.

Vertraging in de facturering heeft twee verklaringen. Eerst en vooral is er het strategische oogpunt. In een poging om haar marktaandeel te vergroten, kan een onderneming ervoor kiezen om de betalingstermijnen te veronachtzamen. Vanuit operationeel oogpunt kan een gebrek aan organisatie ertoe leiden dat een onderneming niet altijd correct de regels naleeft, met onjuiste of laattijdige facturen tot gevolg.

Welke oplossingen bestaan er?

• De dematerialisering van facturen. Facturen worden sneller goedgekeurd en verwerkt.
• Een inkorting van de termijn tussen de prestatie (of de verkoop) en de facturering.
• Een beter beheer van het klantenrisico, met name door informatiedatabanken te raadplegen om te anticiperen op eventuele tekortkomingen van bepaalde klanten. In gevallen waar het risico groter is, kan het goed zijn om reverse factoring te overwegen.

Het wetsontwerp dat die verplichting wil invoeren in ons land, ligt momenteel voor bij het federaal parlement. Na de goedkeuring van het ontwerp, gaat de verplichte ‘B2B e-invoicing’ in vanaf 1 januari 2026. Onze experts leggen uit waarom België de nieuwe regels wil invoeren, wat de gevolgen zijn voor uw onderneming en hoe we u voortaan nog beter kunnen helpen.

“Het wetsontwerp sluit aan bij internationale ontwikkelingen en initiatieven op Europees vlak”, steekt Nicolas De Vijlder, Head of Beyond Banking bij BNP Paribas Fortis, van wal. “Europa streeft naar een geharmoniseerde digitale standaard. Een gestructureerde elektronische facturatie tussen bedrijven moet ook de administratieve lasten rond facturen verlagen, waardoor bedrijven efficiënter kunnen werken en hun concurrentiekracht verhogen. Door de btw-aangifte te automatiseren, kan de overheid bovendien belastingfraude tegengaan. En ze kan haar economisch beleid aanpassen op basis van meer kwalitatieve gegevens.”

Geen revolutie maar evolutie

“De nieuwe regulering is niet zozeer een revolutie maar wel een evolutie”, vult Erik Breugelmans, Deputy Managing Director bij BNP Paribas Factoring Northern Europe, aan. “De digitalisering neemt toe in alle domeinen van de samenleving. Kijk maar naar de stijging van het elektronische betaalverkeer en de bijkomende verplichtingen van de voorbije jaren rond elektronische facturatie naar de overheid toe. In dat opzicht is het wetsontwerp voor een verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven een logische volgende stap. Onze bank wil zeker meewerken aan dat proces, al is het niet de bedoeling dat we de taak van de boekhoudprogramma’s of fintechs overnemen. We staan wel klaar om onze klanten te helpen op het gebied van betalingen en financieringen.”

De impact op bedrijven

“Klanten moeten zich ervan bewust zijn dat de nieuwe regelgeving een impact zal hebben op zowel interne als externe processen”, gaat Erik Breugelmans verder. “Het gros van de Belgische bedrijven is vooral internationaal gericht, waardoor de invoering van de elektronische facturatie complexer zal zijn dan voor bedrijven die op een interne markt terugvallen. Aangezien de wet in één beweging zal worden uitgerold, is het belangrijk om op tijd te starten met de voorbereidingen.”

“De nieuwe regelgeving heeft niet alleen gevolgen voor de boekhoudafdeling van een bedrijf, maar ook voor zijn IT-afdeling”, benadrukt Nicolas De Vijlder. “Vormvereisten worden zeer belangrijk, anders werkt het automatische proces niet. Het grote voordeel van een doorgedreven automatisering is wel dat alles sneller en efficiënter kan verlopen. De tijd tussen het versturen en betalen van een factuur wordt korter en kasstromen worden beter voorspelbaar. Bovendien neemt de kans op fouten af en wordt het risico op fraude kleiner, aangezien alle transacties langs een beveiligd kanaal passeren.”

Klaar om u nog beter te begeleiden

“Dankzij de doorgedreven digitalisering als gevolg van de nieuwe regelgeving, zullen we betalingen verder kunnen optimaliseren”, besluit Erik Breugelmans. “Het is onze rol als bank om de vorderingen van onze klanten zo snel en vlot mogelijk te financieren. Zo kunnen ze eenvoudiger beschikken over hun werkkapitaal. Bovendien hebben we al een heel proces doorlopen op het vlak van automatisering op grote schaal, waardoor we ons snel kunnen aanpassen aan de nieuwe regels. We kunnen ook een beroep doen op de expertise van de BNP Paribas-groep. Die ontwikkelt momenteel een e-invoicing-oplossing voor grote bedrijven.”

Meer weten?

Beluister de aflevering over B2B e-invoicing.

Hoe houdt u uw werkkapitaal gezond en bouwt u de nodige financiële flexibiliteit in? Factoring helpt op een snelle, correcte en aangepaste manier uw behoefte aan liquide middelen te financieren.

Het veiligstellen van liquiditeit is essentieel om uw behoefte aan werkkapitaal te financieren en uw bedrijf op elk moment vlot te doen draaien. En dat is precies wat factoring biedt. Het is een structurele oplossing om werkkapitaal te optimaliseren. In onderstaande video krijgt u in nog geen half uur tijd een helder beeld van wat factoring te bieden heeft.

Factoring biedt structurele maatoplossing

In ruil voor de overdracht van uw facturen aan een externe factormaatschappij, kunt u rekenen op een snelle en flexibele financiering, wordt de inning van uw facturen opgevolgd en beschermt u zich tegen een eventueel faillissement van uw klanten. Elke factoroplossing wordt op maat uitgewerkt zodat ze naadloos aansluit bij de behoeften van uw bedrijf. Ook voor bedrijven die internationaal actief zijn. In België besteedt vandaag 1 op 6 bedrijven facturen uit aan een externe factormaatschappij en eenzelfde tendens tekent zich af in andere Europese landen.

Hoe werkt factoring precies? Op welke manier maakt het u het leven gemakkelijker? En hoe gebeurt de prijszetting? In bovenstaande video geven Raf Spinoy, Area Manager Vlaams-Brabant & Limburg, en Jeffrey Lemmens, Head of Sales North, BNP Paribas Fortis Factor, u de antwoorden en delen twee klanten hun ervaring.

Voor veel kmo's zijn hun liquide middelen een heikel punt. De juiste betalingstermijnen zijn dan ook een mogelijke oplossing om het probleem onder controle te krijgen. Onderhandelen met leveranciers is dus de boodschap! En dat doen veel ondernemers helaas nog te weinig ...

Liquiditeitsmoeilijkheden zijn in België de voornaamste oorzaak van faillissementen. Bedrijfsleiders voeren dan ook een continue strijd om hun inkomende en uitgaande geldstromen onder controle en in evenwicht te houden. Een mogelijke oplossing voor dit probleem vinden we bij de betalingstermijnen: die moeten korter voor de klant en langer voor de leveranciers. In België bedraagt de wettelijke termijn tussen ondernemingen 30 dagen. Toch ziet die termijn er in werkelijkheid soms anders uit omdat beide partijen van de regel kunnen afwijken. Bevindt een van de partijen zich in een dominante positie, dan is de andere vaak genoodzaakt om de voorwaarden van de eerste te aanvaarden ... met als gevolg dat de termijn wordt verlengd. Maar over alles valt te onderhandelen, zelfs met uw grootste leveranciers. Doe het wel voorzichtig en houdt de commerciële relatie in stand.

Wie is uw leverancier?

Informatie is macht. Een stelling die in deze context zeker klopt. Hoe beter u de tegenpartij immers kent, hoe beter u de krachtsverhouding naar uw hand kunt zetten. Hoe zit het met zijn financiële situatie en liquide middelen? Zit hij in moeilijkheden? Wat is zijn plaats op de markt ten opzichte van zijn concurrenten? Hoe sterk bent u van hem afhankelijk? Hoe betaalt hij en wat is zijn aankoophistoriek? De antwoorden op al deze vragen kunnen u helpen om een standpunt in te nemen bij de onderhandelingen, de beste aanvalshoek te kiezen en uw tegenstander te verrassen. Zoek naar informatie op gespecialiseerde websites en in databanken of ga te rade bij concurrenten.

Wat wilt u precies?

En vooral, wat bent u bereid op tafel te leggen om uw doel te bereiken? Met andere woorden, u kunt zich best zo goed mogelijk voorbereiden en uw strategie bepalen: wat wil u afstaan (en hoeveel zal het u kosten) en wat wil u absoluut verkrijgen? Denk eraan dat uw gesprekspartner in principe niets heeft gevraagd en dus mogelijkerwijs weinig te winnen heeft. U kunt dus niet met lege handen naar de onderhandelingstafel gaan. Bent u bijvoorbeeld bereid om uw bestelvolumes te verhogen om de betalingstermijn te verlengen? Is een contractueel engagement op lange termijn te overwegen? Of kunt u zelfs meer betalen om de betalingen te spreiden? Net als bij poker is het ook hier uiterst belangrijk dat u uw troeven niet te snel uitspeelt. Wacht het juiste moment af om uw partner te tonen dat u bereid bent om toegevingen te doen ...

Naar een geslaagde onderhandeling?

Onderhandelen is een kunst en dus geen eenvoudige klus. Zelfs met een perfecte voorbereiding moet u de volgende principes in het achterhoofd houden:

• Ook als u zelf met een voorstel komt, moet u naar uw gesprekspartner blijven luisteren en letten op de details om opnieuw te kunnen inpikken.
• U wilt uw commerciële relatie met uw leverancier uiteraard niet in het gedrang brengen, maar laat gerust even uw tanden zien. Speel het hard en vertel bijvoorbeeld ook wat de concurrentie u te bieden heeft.
• Communiceer beheerst zodat uw gesprekspartner niet de indruk krijgt dat u kasmoeilijkheden hebt. Benadruk dat achterstallige betalingen voor niemand goed zijn en dat u maar beter een redelijke en haalbare termijn kunt afspreken.
• Duurt de relatie al een tijdje? Vermeld dan de goede samenwerking en zeg dat u die zeker wenst voort te zetten.
• Herhaal tijdens het gesprek regelmatig welke weg u al hebt afgelegd en welke vooruitgang u samen hebt geboekt. Een positieve noot doet altijd wonderen ...
• Loopt de onderhandeling vast? Probeer de situatie dan te ontwarren: het moment om een van uw troeven (een toegeving) op tafel te gooien.
• Denk eraan: een goed akkoord is een evenwichtig akkoord waarbij geen enkele partij zich benadeeld voelt. Wees dus niet té gulzig en zorg dat het de moeite waard blijft.
• Bent u tevreden? Probeer de deal dan af te ronden: aanvaard wat er op tafel ligt of hak een laatste keer de knoop door met een rechtvaardig compromis.

Het voorbije jaar was een goed jaar voor contactloos betalen in ons land. In termen van groei althans, want volgens een rapport van Worldline is het op de echte volumes nog even wachten. In datzelfde rapport lezen we bovendien dat contactloos betalen vooral wordt gebruikt voor bedragen onder vijf euro.

In een jaar tijd werden in België zeven keer meer contactloze betalingen gedaan! Een stevige toename dus, van 600.000 naar 4,3 miljoen. Deze cijfers dateren van oktober 2018 en werden vergeleken met dezelfde maand in 2017. En toch is dat hoge aantal slechts goed voor 4% van het totale aantal elektronische betalingen in ons land in 2018, aldus Worldline, dochteronderneming van de digitale dienstengroep Atos, een van de Europese marktleiders op het vlak van betaal- en transactiediensten. Als we wat meer in detail gaan kijken, stellen we vast dat de kredietkaarten de touwtjes in handen hebben. 8% van de betalingen met Visa en MasterCard gebeurt immers zonder een pincode te moeten invoeren. Bij Bancontact is dat 3,7% en bij Maestro 3,1%. Een andere significante vaststelling is dat het systeem voornamelijk wordt gebruikt voor kleinere bedragen, vooral onder vijf euro. Zodra de bedragen hoger zijn dan 25 euro, blijft contactloos betalen al helemaal links liggen (nauwelijks 0,7% van de betalingen via Bancontact).

België hinkt achterop

Contactloos betalen wordt zo stilaan een gewoonte van de Belgen. Hoewel cash nog zeer dominant blijft – 63% van de transacties in België – wint elektronisch betalen doorgaans elk jaar opnieuw terrein. Vandaag gebeurt immers 42% van de verrichtingen onder vijf euro met de kaart. Ons land blijft echter nog ver achter onze Europese buurlanden, zeker als het gaat om contactloos betalen. In Europa gebeurt 47% van de betalingen (voor kleine bedragen) via dit systeem. Tsjechië doet het met 90% uitstekend en ook Nederland behoort met zijn 51% tot de early adopters van de technologie. Toch is bijna de helft van de bankkaarten die in ons land in omloop zijn uitgerust met een chip om contactloos te betalen. We spreken hier over meer dan 7 miljoen stuks. Vergeet bovendien niet dat meer dan 90% van onze terminals ook uitgerust zijn met contactless sensoren. Alles lijkt dus klaar voor een vliegende start ... alleen moet de consument het systeem nog meer gaan gebruiken.

Wat is contactloos nu eigenlijk?

Steeds meer consumenten kennen het al: je tikt je bankkaart tegen een terminal of houdt je kaart in de buurt van een terminal en hoeft geen pincode in te voeren om te kunnen betalen. Contactloos betalen gaat een pak sneller omdat je je kaart gewoon voor de lezer moet houden. De technologie werkt zowel met een bank-, debet- als kredietkaart, maar ook met een smartphone met een betaalapp of een geconnecteerde sleutelhanger of een geconnecteerd horloge. De toestellen moeten uitgerust zijn met de RFID- (radio frequency identification) of NFC-technologie (near field communication). Dankzij die technologie kan de betaalinformatie doorgestuurd worden door je kaart bijvoorbeeld gewoon dicht bij het toestel te houden. Mobiele betalingen kunnen dan weer op afstand gebeuren door gebruik te maken van een wifi- of mobiel netwerk. Contactloos betalen heeft verschillende voordelen: het gaat snel en maakt betalen in winkels een stuk makkelijker dan vroeger. Binnen de sector beweren sommigen zelfs dat het het aankoopgedrag van consumenten stimuleert. Het is dus geen toeval dat de toepassingen ook steeds meer gebruikt worden in andere sectoren dan de retailsector alleen. Er zijn bijvoorbeeld al steden die het systeem gebruiken in het openbaar vervoer.

Snel, makkelijk ... maar ook veilig?

Dat is inderdaad waar de meeste consumenten van wakker liggen, en met name ook in ons land. De veiligheid blijft een cruciale factor wanneer het gaat om contactloos betalen. Ondanks alle voordelen van contactless, geven veel kopers nog aan dat ze hun bedenkingen hebben. Toch worden de transacties dankzij de technologische vooruitgang almaar veiliger. Bovendien werden heel wat maatregelen ingevoerd om de klanten te beschermen. Zo is, om de risico's te beperken, in België de pincode verplicht voor bedragen boven 25 euro. Diezelfde maatregel geldt ook voor een totaal aankoopbedrag vanaf 50 euro in geval van meerdere opeenvolgende betalingen. Tot slot moet iedereen die een dergelijke betaalterminal wenst te installeren zich verplicht registreren als handelaar, zodat alle verrichtingen getraceerd kunnen worden. We hebben dus zonder enige twijfel alle troeven in handen voor een stevige opmars van contactloos betalen in 2019 ...